Der Zusatzdienst Vergabemanagement eignet sich für alle Firmen, die mit mehreren Mitarbeitern oder in unterschiedlichen Niederlassungen / Standorte / Zweigstellen Angebote bearbeiten und abgeben.
Mit dem Zusatzdienst Vergabemanagement können Sie als Bieter zu jeder Ausschreibung
•eine interne Projektnummer zuordnen, Hinweise oder Notizen erfassen und den zuständigen Bearbeiter oder eine Zweigstelle zuordnen,
•die Ausschreibung/Vergabe in einen anderen Zugang verschieben,
•eine Angebotsabgabe sperren
Vergabe verschieben
In der Angebotsphase, also im Status Eingeladen / Beworben bis zur Angebotsabgabe, kann eine Ausschreibung/Vergabe in einen anderen Zugang verschoben werden. Dies ist nützlich, wenn sie als Firma mehrere Niederlassungen mit unterschiedlichen Zugängen in iTWO Tender (https://www.meinauftrag.rib.de) haben und die Ausschreibung in einem anderen Zugang bearbeiten und abgeben wollen.
Beispiel:
Die Niederlassung A wurde zur Vergabe eingeladen, das Angebot soll aber die Niederlassung B abgeben. In diesem Fall kann die Niederlassung A die Vergabe in den Zugang der Niederlassung B verschieben und Niederlassung B dann das Angebot abgeben.
Denkbar wäre auch folgendes: Eine Firma hat mehrere Zugänge in iTWO Tender (https://www.meinauftrag.rib.de) und möchte das Angebot von einem anderen Zugang aus bearbeiten und abgeben.
Was Sie brauchen:
Um eine Vergabe zu verschieben, benötigen Sie neben Ihrem Benutzernamen und Kennwort (Passwort) die Kunden-ID der Firma, in deren Zugang Sie das Angebot verschieben möchten. Die Kunden-ID finden Sie immer rechts in der Kopfzeile, neben Ihrem Namen.
Um den Prozess zu starten, klicken Sie auf dem Register Vergabemanagement, rechts auf den Befehl Vergabe verschieben.
Sie erfassen im Dialog die Ziel-Kunden-ID, also die Kunden-ID des Zugangs, in den die Vergabe verschoben werden soll. Diese sogenannte Ziel-Kunden-ID muss Ihnen natürlich vorher bekannt sein. Da Sie vermutlich keinen Zugang für die anderen Niederlassung haben, fragen Sie dort nach und lassen sich die Kunden-ID geben und tragen die im Feld Ziel-Kunden-ID ein.
Danach erfassen Sie den Benutzernamen und das Kennwort für den aktuellen Zugang (Achtung: Benutzen Sie nicht den Benutzernamen oder das Kennwort für die Ziel-Kunden-ID!).
Im folgenden Bild soll die Vergabe aus der Niederlassung A mit der Kunden-ID "111082" in den Zugang der Niederlassung B verschoben werden. In unserem Beispiel hat die Niederlassung B die Kunden-ID "7".
Sind die Daten erfasst, klicken Sie auf Ausschreibung verschieben. Die Daten werden dann geprüft und es erscheint die Anzeige wie im folgenden Bild.
Wenn sich nun die Niederlassung B einloggt, wird dort folgender Hinweis angezeigt.
Mit Klick auf Vergabe jetzt übernehmen, werden die Daten kurz überprüft. Ist die Prüfung abgeschlossen wird die Vergabe der Niederlassung B zugeordnet. Die Niederlassung B wird dann nach wenigen Sekunden automatisch zu dieser Vergabe weitergeleitet. Im Verlauf wird dies zusätzlich nochmals dokumentiert.
Notizen
In den Datenfeldern können Sie interne Notizen und Zuordnungen der Ausschreibung definieren. Diese Angaben sind nur für Ihre Firma sichtbar und können direkt über die Suchfunktion in iTWO Tender (https://www.meinauftrag.rib.de) gefunden oder gefiltert werden. Ebenfalls können Sie hierfür einen eigenen Filter erstellen.
Angebotsabgabe sperren
Muss ein Angebot intern zum Beispiel noch freigegeben werden, so können Sie auch die Angebotsabgabe über iTWO Tender (https://www.meinauftrag.rib.de) sperren.
Ein hierdurch gesperrtes Angebot wird in der Kopfzeile der Vergabe entsprechend gekennzeichnet und kann mit der Funktion Angebotsabgabe freigeben auch wieder entsperrt werden.
Dienst kaufen
Am besten Sie buchen den Mehrwertdienst Vergabemanagement über das Pakete Business, denn dort ist er immer enthalten. Sollten Sie dies nicht wünschen können Sie diesen Mehrwertdienst auch separat dazu buchen.
