Jeder Mandant kann sich Firmenadressen als bevorzugte Adressen im eigenen Adressbuch abspeichern. Eine bevorzugte Adresse ist hierbei immer eine digitale Firma, die sich selbst über das Bieterportal iTWO tender (Bieterplattform unter www.meinauftrag.rib.de) registriert hat.
Die Besonderheit dieser bevorzugten Adressen, ist das die Vergabestelle zu diesen Firmen zusätzlich
•einen Kommentar,
•eigene von der Vergabestelle festgelegte Leistungsschwerpunkte
•und eigene Dokumente speichern kann.
Diese Informationen an den Firmen werden immer je Mandant abgespeichert und sind nur für den aktuellen Mandanten sichtbar. Diese Erweiterungen verändern den Original-Datensatz der Firma nicht. Das bedeutet, Informationen zu bevorzugten Adressen sind immer nur für die Benutzer des Mandanten (der Vergabestelle) sichtbar, bei dem die Information auch abgelegt wurden.
Bei der Auswahl und Suche nach Firmen, kann die Vergabestelle direkt nach bevorzugten Adressen im eigenen Adressbuch suchen. Ebenfalls ist die Suche nach dem Kommentar zu einer Firma oder dem Leistungsschwerpunkt von Firmen möglich.
Beispiel
Die Firma Musterbau AG hat sich vor Jahren als Bieter auf der Vergabeplattform über das Bieterportal registriert. Der Datensatz der Firma ist vollständig. Da die Firma von möglichst vielen Auftraggebern beachtet und eingeladen werden möchte, hat sie im Bieterportal explizit keine Leistungsschwerpunkte definiert.
Die Vergabestelle ABC arbeitet seit Jahren erfolgreich mit der Firma Musterbau AG zusammen. Hierbei erbringt die Musterbau AG schwerpunktmäßig Restaurierungsarbeiten für die Vergabestelle ABC.
Die Vergabestelle ABC kann nun diese Firma als bevorzugter Bieter im eigenen Adressbuch speichern und damit schneller für neue Vergaben auffordern Dazu hinterlegt die Vergabestelle einen freien Kommentar "Sanierung Dachstuhl Kirchen" und den Leistungsschwerpunkt “Restaurierungsarbeiten” Darüber hinaus speichert die Vergabestelle zur Firma ein Referenzdokument über erfolgreich abgeschlossene Leistungen für diesen Leistungsschwerpunkt. Diese hinterlegten Informationen stehen immer nur für den Mandanten der Vergabestelle ABC und nicht für andere Mandanten der Plattform zur Verfügung.
Die Vergabestelle ABC kann nun bei neuen Ausschreibungen nun gezielt im Eigenen Adressbuch nach Firmen suchen, die einen bestimmten Kommentar "Dachstuhl Kirchen" und / oder Leistungsschwerpunkt "Restaurierungsarbeiten" enthalten.
Berechtigungen
Über das Rechte- und Rollenkonzept, kann festgelegt werden, wer bevorzugte Firmen definieren darf und für eine solchen Firma dann Daten hinterlegen kann. Dies erfolgt im Bereich 01.03 der Adressdatenbank. Die hier getroffenen Einstellungen gelten für alle Bereiche.
Firma als bevorzugte Firma markieren
Eine Bevorzugte Firma kann direkt aus der Vorschlagliste, der Firmenliste, in der Auswertung oder im Bereich Zuschlag über die rechte Maustaste als bevorzugte Firma markiert werden. Das folgende Bild zeigt die Definition einer Firma als bevorzugte Firma in der Firmenliste.
Es öffnet sich dann der Dialog, in dem die gewünschten Informationen zu der bevorzugten Firma hinzugefügt werden können. Neben eigenen Kommentaren zu einer Firma können Sie auch eigene Leistungsschwerpunkte oder zum Beispiel Dokumente zur Firma hinterlegen.
Eigene Dokumente hinterlegen
Als Vergabestelle haben Sie die Möglichkeit für eine bevorzugte Firma auch Dokumente zu hinterlegen. Diese Dokumente werden der Firma direkt zugeordnet und können dann bei der Auswahl einer Firma für eine Freihändige Vergabe oder eine Beschränkte Ausschreibung vorab eingesehen werden. Diese Dokumente sind nur für die Vergabestelle selbst und nicht für andere Vergabestellen sichtbar.
Neben dem Dokument selbst können Sie einen freien Kommentar hinterlegen, um das Dokument einfacher zu identifizieren. Darüber hinaus können Sie eine Ablaufdatum oder eine Gültigkeitsdauer für das entsprechende Dokument (zum Beispiel bei Umwelt-Zertifizierungen) hinterlegen.
Bevorzuge Firma identifizieren
Eine bevorzugte Firma, wird auf der Plattform mit folgendem Symbol angezeigt.
Ein Klick auf das Symbol zeigt dann die hinterlegten Details an.
