Die Vergabestelle stellt die zu publizierenden Dokumente und deren Ordnerstruktur außerhalb der Vergabeplattform zusammen und lädt die Dokumente einzeln oder gesammelt als Zip-Archiv auf die Plattform. Grundsätzlich bietet die Plattform auch die Möglichkeit, dass zuvor genannte Struktur und Dokumente direkt auf der Vergabeplattform erzeugt und zusammengestellt werden.
Publikation der Unterlagen
Wurden von der Vergabestelle die passenden Unterlagen bereitgestellt, so wird die Bearbeitung zunächst abgeschlossen und die Unterlagen dann freigegeben. Mit dieser Freigabe (Publikation) wird die komplette Ordner Struktur und die darin enthaltenen Dokumente den Bietern in iTWO tender zur Ansicht zur Verfügung gestellt. Hierbei speichert die Vergabeplattform das Datum und die Nummer der Publikation, damit sowohl die Vergabestelle als auch der Bieter danach suchen oder filtern können.
Änderungen an den Unterlagen
Müssen Dokumente innerhalb der Struktur ausgetauscht werden, so kann die Vergabestelle diese löschen und neu auf der Plattform einstellen. Sind alle zu ändernden Dokumente auf der Plattform ausgetauscht, erfolgt einfach eine neue Freigabe (Publikation) durch die Vergabestelle. Mit dieser Aktion werden die geänderten Dokumente den Bietern in iTWO tender zur Verfügung gestellt. Hierbei kann der Bieter neben allen Dokumenten gezielt nach geänderten Dokumenten filtern und diese einsehen.
Zusätzlich werden die Bieter über Änderungen an den Dokumenten oder der Dokumentenstruktur per E-Mail informiert.
Die Änderungen im Bereich der Sonstigen Unterlagen erstellt kein Änderungspaket, da im Bereich der Sonstigen Unterlagen nicht mit ava-sign gearbeitet wird.
Freigabeprozess
Der Prozess der Freigabe von Unterlagen entspricht der üblichen Arbeitsweise auf der Vergabeplattform.
Funktionen
Innerhalb der Struktur Ihrer Unterlagen-Baumansicht haben Sie mit den gängigen Windows Funktionen die volle Kontrolle. Sie können Dokumente und ganze Ordner hin- und her verschieben, neue Ordner kreieren, sowie Dokumente zum Herunterladen oder Löschen markieren. Durch die Eingabe von Strg+A können Sie sämtliche Einträge auf einmal markieren, während einzelne unverwechselbare Einträge durch das Drücken von Strg und der jeweiligen Taste ausgewählt werden können. Jedes Dokument wird mit einem Tooltip ausgestattet, der zusätzliche Informationen über den Dokumententyp bereitstellt.
Lesen Sie hierzu auch die Kapitel:
Sonstige Unterlagen publizieren
Rechte für Sonstige Unterlagen
