In der Konfiguration kann am Mandanten festgelegt werden, dass die Plattform bei allen neuen Vergaben eine automatische Vergabenummer erzeugt.
In diesem Fall kann die zuständige Person beim Anlegen einer neuen Vergabe die Vergabenummer nicht bearbeiten, diese wird nach einem voreingestellten Schema von der Plattform erzeugt. Hierbei können neben festen Variablen auch freie Zeichen genutzt werden.
Zunächst wird festgelegt, ob das System eine automatische Vergabenummer erzeugen soll. mit der Auswahl Ja, wird die Vergabenummer automatisch erzeugt, mit der Auswahl Nein, trägt die zuständige Person die Vergabenummer manuell ein. Die Einstellung gilt immer für alle Vergaben im jeweils aktuellen Mandanten.
Zähler (Startnummer)
Für Verfahren für Bau- Lieferleistungen und Dienstleistungen (und UVgO) kann jeweils getrennt eine Startnummer verwaltet werden. Diese wird automatisch mit jeder neuen Vergabe hochgezählt und daher auch Zähler genannt.
Mit Klick auf die Schaltfläche Ändern kann der Zähler (Feld mit der Startnummer) frei bearbeitet werden. Dies kann genutzt werden, wenn die Vergabenummer eine ganz bestimmte Startzahl haben soll, zum Beispiel alle Vergaben für Lieferleistungen sollen mit ab 10.000 fortlaufend weiter gezählt werden.
Mit Klick auf Zurücksetzen, wird der Zähler (Feld mit der Startnummer) auf 1 zurückgesetzt. Dies kann genutzt werden, wenn zu Beginn eines neuen Jahres alle Vergabenummern wieder mit 1 beginnen sollen.
 | Bitte beachten Sie: Das Zurücksetzen der Nummer zum Jahreswechsel passiert nicht automatisch, sondern muss von einem autorisierten Benutzer in diesem Dialog durchgeführt werden. |
Variablen
Als Variablen stehen zur Bildung einer automatischen Vergabenummer, folgende Variablen zur Verfügung:
Variable |
Bezeichnung |
Beispiel |
|---|---|---|
[YYYY] |
aktuelle Jahreszahl 4 stellig |
2023 |
[YY] |
aktuelle Jahreszahl 2 stellig |
23 |
[NNNNNN] |
Fortlaufende Nummer. Stellen über sind über die Anzahl der N regulierbar, max. 6 N = 6 Stellen. |
000001 |
[V] |
Vergabeordnung Kurzform - immer ein Buchstabe |
je nach Vergabe B für VOB, L für VOL und F für VOF |
[K] |
Vergabeverfahren (Kürzel) |
|
[VVV] |
Vergabeordnung |
je nach Vergabe VOB für VOB, VOL für VOL und VOF für VOF |
[AAA] |
Abteilung |
Aktuelle Abteilung des Benutzers |
[RR] |
Regime |
EU oder DE |
| Bitte beachten Sie: Variablen müssen immer in rechteckige Klammern [ ] gesetzt werden! |
Beispiele für automatische Vergabenummern
Vergabenummer-Format |
erzeugt die VOB-Vergabenummer... |
erzeugt die VOB-Vergabenummer... |
|---|---|---|
[YY]-[VVV]-[NNN] |
10-VOB-001 |
10-VOL-001 |
[YY] [V] [NNNN] |
10 B 0001 |
10 L 0001 |
[VVV]-Name-[NNNNNN] |
VOB-Name-000001 |
VOL-Name-000001 |
[YYYY]-[NNN] |
2010-001 |
2010-001 |
LB-[NNNN]-[YYYY]-[V] |
LB-0001-2010-B |
LB-0001-2010-L |
| Bitte beachten Sie: Aus der Vergabenummer wird für die Bieterpakete der Dateiname gebildet. Unter Windows sind folgende Zeichen in einem Dateinamen nicht zulässig und dürfen daher auch nicht als Trenner in der Vergabenummer genutzt werden: \ / * < > | : ? “ |
