Hat der Sachbearbeiter im Register Vergabeunterlagen alle notwendigen Vergabe- und Vertragsunterlagen zusammengestellt, setzt er den Bearbeitungsstand auf Bearbeitung abgeschlossen.
Damit weiß der „Qualifizierte Sachbearbeiter“ der Vergabe, dass nun eine Freigabe der Unterlagen erfolgen kann. Der Status Abgeschlossen wird auf der Freigabeseite der Vergabeunterlagen angezeigt.
Anschließend kontrolliert der Qualifizierte Sachbearbeiter der Vergabe die Vergabe- und Vertragsunterlagen und gibt sie unter Freigabe im Aktionenmenü im Bereich Freigabe Vergabeunterlagen frei.
§ 41 VgV Bekanntmachung und Unterlagen freigeben
Da in der Regel nach § 41 VgV auch direkt die Vergabeunterlagen für die Bieter einsehbar sein müssen, empfehlen wir immer die Freigabe der Bekanntmachung und der Vergabeunterlagen zusammen durchzuführen.
Durch die Freigabe können die Vergabe- und Vertragsunterlagen nicht mehr verändert werden. Sie werden dann vom System auf der Downloadseite als Paket zur Verfügung gestellt. Die Firmen erhalten aber erst durch die Benachrichtigung einen Zugang zu den Vergabe- und Vertragsunterlagen.
Bis zur Benachrichtigung der Firmen kann die Freigabe der Vergabe- und Vertragsunterlagen wieder aufgehoben werden, danach nicht mehr.
Sind die Firmen erst einmal benachrichtigt, können Korrekturen/Änderungen an den Vergabe- und Vertragsunterlagen nur noch über den Weg der Änderungsmitteilung durchgeführt werden.
