Vergabeplattform V5.6

Jede beteiligte Vergabestelle wird als Auftraggeber bei iTWO e-Vergabe public angemeldet. Die Personen erhalten Zugangsrechte und definierte Rollen. Über die Zuordnung der Rechte zu Organisationseinheiten entscheidet das Bauamt. Falls erforderlich, kann eine Person mehrere Rollen einnehmen.

Um Ausfallzeiten von Personen gerecht zu werden, ist eine Vertreterregelung vorgesehen. Die Benutzerverwaltung ermöglicht die Festlegung von Rollen mit entsprechenden Rechten unter Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips. In der Grundeinstellung von iTWO e-Vergabe public sind bereits folgende Rollen berücksichtigt: Sachbearbeiter, Sachbearbeiter Vergabe, qualifizierter Sachbearbeiter Vergabe, Verhandlungsleiter sowie Schriftführer im Eröffnungstermin und Benutzeradministrator.

Freiberuflich Tätigen kann die Rolle des Sachbearbeiters übertragen werden.

Das Rechte- und Rollenkonzept in iTWO e-Vergabe public gewährleistet, dass sämtliche Prozesse von der Bereitstellung der Vergabeunterlagen bis zum Eröffnungstermin vergaberechtskonform abgebildet und protokolliert werden, ohne dass ein hoher Administrationsaufwand erforderlich ist.

Die Vergabe- und Vertragsunterlagen bestehen aus mehreren Teilen: Dazu zählen Formulare, Leistungsbeschreibungen, Pläne, Zeichnungen und sonstige Unterlagen. Sie können von einem Sachbearbeiter eingestellt und bearbeitet werden.

In einem Teil der Formulare (z.B. den Angebotsanforderungen, dem Angebotsschreiben, den „Besonderen Vertragsbedingungen“) sind Eintragungen vorzunehmen. Die „Bewerbungsbedingungen“ und die „Zusätzlichen Vertragsbedingungen“ bleiben unverändert.

Bei Bauleistungen wird das Leistungsverzeichnis als GAEB-Datei DA83 in iTWO e-Vergabe public eingelesen und überprüft. Dabei unterstützt iTWO e-Vergabe public die GAEB-Schnittstellen aus dem Jahr 1990 und 2000 und GAEB DA XML.

Die Vergabeunterlagen werden in einer übersichtlichen Baumstruktur dargestellt und können auch in einzelne Lose gegliedert werden.

Formulare nach dem Vergabehandbuch (EVM/EFB), Drucklisten und Protokolle werden in iTWO e-Vergabe public als PDF-Dokumente zur Verfügung gestellt. In Abhängigkeit vom Vergabeverfahren können ganze Formularsätze nach Kategorien, z.B. „Baumaßnahme des Landes“, ausgewählt werden. Der ausgewählte Formularsatz wird in die Vergabeunterlagen richtig einsortiert und mit den bereits erfassten Daten aus der Datenbank, wie der Vergabenummer, Bezeichnung der Ausschreibung etc. ausgefüllt.

Firmen, die sich im System angemeldet haben, können sich direkt online für veröffentlichte Vergabeverfahren bewerben. Sie werden innerhalb der Bewerbungsfrist in die Firmenvorschlagsliste übernommen.

Bei „Beschränkten Ausschreibungen“ und „Freihändigen Vergaben“ erstellt der Sachbearbeiter im System eine Firmen-Vorschlagsliste.

Bei allen Vergaben wird die endgültige Firmenliste von dem Sachbearbeiter Vergabe in das System übernommen und freigegeben. Der qualifizierte Sachbearbeiter Vergabe gibt sie endgültig frei. (Vier-Augen-Prinzip)

Die Firmen laden die Vergabeunterlagen in digitaler Form von der Vergabeplattform iTWO e-Vergabe public über das Internet auf ihre Rechner. Die Angebotsbearbeitung erfolgt offline im Unternehmen.

Firmen, die Kalkulationsprogramme nutzen, können das Leistungsverzeichnis als GAEB-Datei DA83 in ihre Software importieren, dort das Angebot kalkulieren und die Angebotsdatei im GAEB-Format als DA84 wieder exportieren. Diese Angebotsdatei wird in das Bietertool <%ava-sign%> eingelesen und auf Vollständigkeit überprüft.

iTWO e-Vergabe public bietet kleinen und mittleren Firmen, die über keine Kalkulationssoftware mit GAEB-Schnittstellen verfügen, die Möglichkeit, die Angebotsbearbeitung direkt im Bietertool <%ava-sign%> durchzuführen. Diese Firmen nutzen somit uneingeschränkt die Vorteile des neuen Verfahrens.

Eine Baumstruktur zeigt an, welche von der Vergabestelle beigefügten Formulare bereits bearbeitet sind. Formularfelder, die aus formellen Gründen auszufüllen sind (z. B. bei der Tariftreueerklärung), werden mit entsprechenden Hinweisen versehen.

Das vollständige Angebot samt Anlagen, eventuellen Nebenangeboten und anderen vom Bieter dem Angebot beigefügten Unterlagen (z.B. Gewerbezentral- und Bundeszentralregisterauszüge) wird mit <%ava-sign%> visualisiert und mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen. Anschließend wird das Angebot verschlüsselt über die Vergabeplattform eingereicht. Diese Prozesse sind in der Software sehr benutzerfreundlich umgesetzt und erfordern von den nutzenden Personen keine besonderen Fachkenntnisse.

Nach dem Eröffnungstermin liegt ein rechtsverbindliches, digitales Angebot vor, in dem soweit möglich, Formfehler ausgeschlossen sind. Eine Nachrechnung der digital eingereichten Angebote ist nicht mehr erforderlich.

Bis zum Eröffnungstermin kann der Bieter sein Angebot zurückziehen, ändern und erneut ein Angebot abgeben. Die Vertraulichkeit ist garantiert, da die Vergabestelle erst beim Eröffnungstermin (Entschlüsseln des ersten digitalen Angebotes) die Angebotsdaten einsehen kann.

Vor dem Öffnungstermin melden sich der Verhandlungsleiter und der Schriftführer bei der Vergabeplattform iTWO e-Vergabe public an. Sind für einen Öffnungstermin sowohl digitale Angebote als auch Angebote auf konventionellem Weg abgegeben worden, werden zuerst die digitalen Angebote geöffnet.

Nach der Eröffnung liegen für die Öffnung die Angebote der digitalen Bieter direkt zur Prüfung und Wertung entschlüsselt vor. Gleichzeitig können die Angebote konventioneller Bieter vorgelesen und einfach erfasst werden. Sind konventionelle Angebote vorhanden deren Daten noch nicht in der Firmenliste erfasst wurden, so können diese Firmen ebenfalls direkt bei der Öffnung erfasst werden.

Nach Abschluss der Öffnung durch den Verhandlungsleiter kann die Niederschrift und die Auflistung der Angebote ausgedruckt werden.

Verspätete Angebote von konventionellen Bietern können nach Abschluss der Öffnung noch erfasst werden. Diese Besonderheiten werden ebenfalls in einer Niederschrift dokumentiert und ausgedruckt.

Wenn Sie länger an einer bestimmten Maßnahme oder Vergabe arbeiten, kann es nützlich sein diese als Bookmark oder auch Lesezeichen zu speichern. Über diese Technik in iTWO e-Vergabe public können Sie ohne viel Aufwand schnell und direkt - auch über Ihren Windows-Desktop und natürlich immer sicher durch Benutzername und Kennwort geschützt, schnell und einfach auf bestimmte Maßnahmen oder Vergaben zugreifen.

Welches war die zuletzt bearbeitete Vergabe? Wann sind die nächsten Öffnungen? Welches sind Ihre nächsten offenen Aufgaben? Welche Öffnungen stehen im nächsten Monat an? All diese Fragen und weitere nützliche Funktionen bietet Ihnen das Start-Center in iTWO e-Vergabe public das jeder Benutzer selbst konfigurieren kann.

Benötigen Sie Termine aus iTWO e-Vergabe public in anderen Programmen, wie zum Beispiel MS-Outlook oder Lotus Notes, so können diese direkt per Mausklick aus der Vergabeplattform in andere Programme übergeben werden. Zusätzlich können Sie in der Plattform ihre eigene Termine definieren an denen zum Beispiel keine Öffnungen stattfinden dürfen, oder an denen Ferien sind. Alle Termine lassen sich auch im Format *.ics importieren.

Die Plattform iTWO e-Vergabe public prüft automatisch ob im gleichen Mandanten mehrere Öffnungstermine auf das gleiche Datum und Uhrzeit fallen. Damit wird sichergestellt, dass in einer Vergabestelle (in einem Mandanten) nicht mehrere Sachbearbeiter den gleichen Öffnungstermin und Uhrzeit für unterschiedliche Vergaben festlegen, weil zum Beispiel der Öffnungsraum belegt ist oder Verhandlungsleiter und Schriftführer nicht zwei Öffnungen am gleichen Termin durchführen können.

Mit dem iTWO Connector können Daten zwischen iTWO und der Plattform iTWO e-Vergabe public intelligent ausgetauscht werden. Hierbei können komplette Vergabeeinheiten mit Terminen, Leistungsverzeichnis, Dokumenten und Bietern in iTWO erstellt und über den Connector mit einem Mausklick an die Plattform  iTWO e-Vergabe public übertragen werden. Bieterangebote und individuelle Bieterdokumente können nach der Öffnung direkt von der Plattform iTWO e-Vergabe public nach iTWO in den Preisspiegel übertragen werden.

Bei VOB-Verfahren erfolgt eine Zuschlagserteilung  immer auf Basis des Angebotspreises. VOL-Verfahren hingegen liegen andere Regularien zugrunde: So wird das wirtschaftlich günstigste Angebot für Lieferungen und Dienstleistungen gewöhnlich aus einer Kombination des Angebotspreises mit den erfüllten Kriterien ermittelt. Neben der Leistungsbeschreibung legt die Vergabestelle zusätzlich verschiedene Leistungskriterien, wie etwa Lieferfrist, Ausführungsdauer oder Betriebskosten, fest. Deren Gewichtung fließt mit ein, wenn anschließend das Preis-Leistungsverhältnis ermittelt wird. Die Vergabestelle kann für die Wertung der eingegangenen Angebote die einfache oder die erweiterte Richtwertmethode nach UfAB verwenden.