Mit den Aufgaben in iTWO e-Vergabe public können die nächsten, erforderlichen Arbeitsschritte für einen Prozess definiert werden. Man spricht hier auch von Workflow. Aufgaben können manuell oder automatisiert an weitere, im Vergabeprozess involvierte Nutzer übermittelt werden, die dann eine bestimmte Aktion ausführen müssen.
Beispiel:
Der Sachbearbeiter hat die Bearbeitung der Vergabeunterlagen abgeschlossen. Damit die Vergabe nun veröffentlicht werden kann, müssen zum Beispiel die Vergabeunterlagen noch freigeben werden. Vor der Freigabe erfolgt in der Regel eine Sichtung bzw. Prüfung durch eine andere, hierfür autorisierte Person. Nun könnte der Sachbearbeiter die hierfür zuständige Person anrufen oder ein E-Mail schreiben. Oder einfacher: Im System auf der Plattform ist eine Aufgabe hinterlegt, die dies automatisch übernimmt, sobald die Bearbeitung der Vergabeunterlagen abgeschlossen wird.
Im folgenden Bild wurde die Bearbeitung der Vergabeunterlagen abgeschlossen. Für diesen folgenden Prozess der Freigabe wurde eine automatische Aufgabe hinterlegt, die sich nun direkt öffnet. In der Aufgabe wird nun nur noch die zuständige Person und die Fälligkeit ausgewählt und die Aufgabe dann abgesendet. Die zuständige Person wird per E-Mail und in seiner Liste der Aufgaben, zum Beispiel im Start-Center oder in der Liste Offene Aufgaben in der Kopfzeile informiert. Sie kann dann direkt die Unterlagen prüfen und freigeben.
Aufgaben können frei zugeordnet und aktiviert werden. Neben automatischen Aufgaben über den Workflow sind auch eigene Aufgaben und deren Weiterleitung jederzeit möglich. Alle Aufgaben werden übersichtlich in einer Liste dargestellt. Vergebene bzw. zugeordnete Aufgaben können nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden.
Überfällige und offene Aufgaben werden im Start-Center der handelnden Person angezeigt, so dass diese sofort bearbeitbar sind. Die Nachricht kann wahlweise per E-Mail oder einer internen Aufgabe in iTWO e-Vergabe public übermittelt werden.
Sind Aufgaben überfällig, sendet iTWO e-Vergabe public an die zuständige Person eine automatische eine Erinnerung per E-Mail und zeigt dessen offene Aufgaben im Start-Center für jede Person in roter Schrift an.
Aus den Aufgaben im Start-Center kann der hierfür autorisierte, zuständige Personen mit nur einem Mausklick direkt an die entsprechende Stelle innerhalb des Workflows springen um die Aufgabe dort ausführen. Wurde zum Beispiel für einen Prüfer die Aufgabe zum Freigeben der Vergabeunterlagen in der Vergabe „KVB_12“ festgelegt, muss dieser nur auf diese Aufgabe im Start-Center klicken und gelangt sofort an die richtige Stelle in der richtigen Vergabe. Die zuständige Person kann dann dort die Vergabeunterlagen freigeben und die Aufgabe auf erledigt setzen.
