Ist das Zusatzmodul dynamisches Beschaffungssystem (DBS) am Mandanten aktiviert, so kann in der Liste der Maßnahmen ein neues DBS angelegt werden. Ähnlich wie bei einer Maßnahme werden hier zuerst die Grunddaten des dynamischen Beschaffungssystems erfasst.
Mit Anlegen des dynamischen Beschaffungssystems wird automatisch von der Vergabeplattform zuerst immer ein neuer Teilnahmewettbewerb angelegt. Je DBS gibt es immer genau einen Teilnahmewettbewerb. Hierbei definieren Sie als Vergabestelle die Inhalte des dynamisches Beschaffungssystems und erfassen die Kategorien, für die sich die Firmen mit ihrer Bewerbung qualifizieren müssen.
Schema als Beispiel
Die folgende Darstellung zeigt als Schema dynamische Beschaffungssysteme (DBS) für Büromaterial und IT-Produkte in der Liste der Maßnahmen.
Im Teilnahmewettbewerb für das DBS des Büromaterials sind als Kategorien Hefter/Ordner/Mappen, Kugelschreiber/Tintenroller, Umschläge/Versandtaschen und Sicht-/Prospekthüllen definiert.
Im Teilnahmewettbewerb für das DBS der IT-Produkte sind als Kategorien Monitore, Tastaturen/Mäuse und Notebooks definiert.
Der Teilnahmewettbewerb des DBS
Die Bearbeitung entspricht im Prinzip der üblichen Vorgehensweise bei Teilnahmewettbewerben. Hierbei gibt es folgende Unterschiede:
•Der Teilnahmewettbewerb des dynamischen Beschaffungssystems selbst hat keine Folgevergabe.
•Der Teilnahmewettbewerb des dynamischen Beschaffungssystems hat kein Änderungspakete.
•Der Teilnahmewettbewerb des dynamischen Beschaffungssystems muss zeitlich befristet werden. Eine maximale Laufzeit nennen die Verordnungen nicht. Wir lassen eine Verlängerung des Teilnahmewettbewerbes auf der Vergabeplattform nicht zu. Beachten Sie dies bitte bei der Definition der Termine.
•Interessenten können sich über die gesamte Laufzeit des dynamischen Beschaffungssystems im Rahmen des Teilnahmewettbewerbes bewerben. Interessenten könnten sich auch mehrfach bewerben.
•Bewerbungen von Interessenten werden automatisch mit Eingang der Bewerbung entschlüsselt und können von der Vergabestelle geprüft werden. Für den Teilnahmewettbewerb eines DBS ist damit kein spezieller Termin für die Öffnung und keine Entschlüsselung der Teilnahmeanträge erforderlich.
•Handelt es sich um ein DBS über dem Schwellenwert, muss für das DBS muss dies im eForm angegeben werden..
•Firmen, die bei der Prüfung sich für eine oder mehrere der zuvor definierten Kategorien qualifizieren, werden für Einzelvergaben zugelassen und im Anbieterpool aufgelistet.
•Neben den Absagen an Interessenten gibt es für Firmen, die im Rahmen des dynamischen Beschaffungssystems geprüft und zugelassen werden, eine Zulassungsbestätigung als Information für die Firma.
Leistungsbeschreibung
Um eine breite Auswahl an Firmen zu erreichen und immer aktuelle Produkte beschaffen zu können, könnte die Vergabestelle bei der Beschreibung des DBS im Teilnahmewettbewerb recht allgemein bleiben. Die genaue Beschreibung der benötigten Leistung erfolgt dann erst in den Einzelvergaben. Hierbei könnten die Kategorien auch nur knapp beschrieben werden, um möglichst viele potenzielle Firmen anzusprechen. Erst in der Einzelvergabe wird eine detaillierte Leistungsbeschreibung erstellt, anhand derer die Teilnehmer entscheiden können, ob sie ein Angebot abgeben möchten oder nicht. Mit dieser Vorgehensweise würde eine effektive und zielgerichtete Beschaffung von Dienstleistungen und Produkten ermöglicht.
Zulassungsbestätigung oder Absage
Interessenten, die im Teilnahmewettbewerb geprüft wurden und für keine Kategorie zugelassen sind, erhalten im Teilnahmewettbewerb des DBS eine Information als Absage. Diese wird wie üblich im Teilnahmewettbewerb unter Absagen verschickt.
Interessenten, die für eine oder mehrere Kategorien zugelassen wurden, erhalten im Teilnahmewettbewerb des DBS eine Zulassungsbestätigung. Diese wird im Teilnahmewettbewerb über Zulassungen verschickt.
Anbieterpool
Über den Anbieterpool des Teilnahmewettbewerbes kann zu jeder Zeit eingesehen werden, welche Firmen sich für welche Kategorien qualifiziert haben.
Einzelvergaben
Wurde ein Interessent für eine oder mehrere Kategorien bei der Prüfung der Unterlagen des Teilnahmeantrages zugelassen und hat die Firma auch eine Zulassungsbestätigung erhalten, so wird die Firma automatisch bei jeder Einzelvergabe der entsprechenden Kategorie(n) aufgefordert. Eine Einzelvergabe kann für eine oder für mehrere Kategorien erstellt werden. Die beim Teilnahmewettbewerb des DBS bereits bekannt gemachte und ggfs. beschriebene Leistung, ist an der Einzelvergabe nochmals im Detail per Leistungsbeschreibung zu präzisieren.
Die Einzelvergaben werden als EU-Verfahren immer als Nichtoffene Verfahren und bei nationalen Verfahren immer als Beschränkte Ausschreibungen durchgeführt.
Firmenliste
Mit der Auswahl der Kategorie beim Erstellten der jeweiligen Einzelvergaben, werden automatisch die passenden Firmen aus dem Anbieterpool in die Firmenliste übernommen und auf den Status "aufzufordern" gesetzt. In der Firmenliste können daher keine weiteren Firmen hinzugefügt werden. Da immer alle zugelassenen Firmen aufzufordern sind, können dort auch keine Firmen gelöscht werden. Die bei Nichtoffenen Verfahren oder Beschränkten Ausschreibungen obligatorische Vorschlagsliste der Vergabeplattform, bleibt bei einem DBS immer leer.
