Nach der Zuschlagserteilung können Sie im Register Aufträge unter Verträge über das Aktionen-Menü mit der Funktion + neuer Vorgang anlegen einen Vertrag anlegen.
Es besteht die Möglichkeit, einen Vertrag auch ohne Zuschlagserteilung anzulegen. In einer solchen Situation müssen der Auftragnehmer und die Zuschlagssumme manuell in den Vertrag eingetragen werden. Dadurch können auch Vertragsdokumente, die an Unternehmen gesendet werden, nicht über das Bieterportal übertragen werden.
Mit Klick auf die Funktion + neuer Vorgang anlegen öffnet sich zunächst eine Eingabemaske in der Sie eine Bezeichnung und einen Kommentar für den neuen Vorgang anlegen können.
Klicken Sie nun in der Maske auf die Schaltfläche Vorgang anlegen.
Die Vertragsmaske wird nun geöffnet. Auf der linken Seite sind die verschiedenen Abschnitte zu finden, in denen Sie die erforderlichen Daten eingeben können oder müssen. Beim Speichern werden alle Pflichtfelder in der Maske überprüft. Sollte also noch eine obligatorische Angabe für die Erstellung eines neuen Vertrages fehlen, werden Sie entsprechend von der Plattform darauf hingewiesen.
Daten zur Vergabe: Im Abschnitt Daten zur Vergabe werden die Informationen der aktuellen Vergabe automatisch übernommen und können selbstverständlich nicht verändert werden. Sie haben die Möglichkeit an dieser Stelle zu definieren, ob es sich um einen Rahmenvertrag handelt und sie können passend zu den Vertragsdaten einen freien Kommentar oder eine Begründung erfassen.
Auftragnehmerdaten: Im Abschnitt der Auftragnehmerdaten wird die Firmenadresse des Auftragnehmers übernommen und angezeigt. Dies ist die Firma die im Bereich der Zuschlagserteilung (Zuschlag als Auftragnehmer definiert wurde). Ja handelt es sich bei der aktuellen Vergabe um ein Verfahren mit Losen, bei dem es mehrere Auftragnehmer, so können Sie den passenden Auftragnehmer hier auswählen. Sollte es für dieses Verfahren noch keine Zuschlagserteilung geben und sie müssen aus internen Gründen bereits im Vorfeld die Vertragsdaten anlegen, so muss der Auftragnehmer und dessen Adresse manuell eingetragen werden. Für jeden Auftragnehmer kann eine Vertragspartner-ID und zusätzlich ein freier Kommentar oder Hinweis zu der Firma erfasst werden.
Vertragsdaten: Im Abschnitt der Vertragsdaten erfassen Sie zum Beispiel die Vertragsnummer, die für diesen Vertrag zuständige Person und deren Abteilung. Die Vertragssumme wird automatisch aus der Zuschlagssumme übernommen, kann hier aber nochmals verändert werden. In diesem Abschnitt sind zusätzlich die Pflichtangaben Vertragsart und Vertragstyp, sowie Beginn und Ende der Vertragslaufzeit und die Kündigungsfristen zu erfassen. Im folgenden Bild sind die Pflichtfelder in diesem Abschnitt nach einer Validierung mit Klick auf Speichern dann zusätzlich in roter Farbe hervorgehoben.
Zahlungsbedingungen: Im Abschnitt der Zahlungsbedingungen können Sie die für diesen Vertrag hinterlegten Zahlungsbedingungen, Fristen und gegebenenfalls Bankverbindungen erfassen.
Erinnerungseinstellungen: Im Abschnitt der Erinnerungseinstellungen erfassen Sie die die Einstellungen wie sich die Plattform am Ende einer Vertragslaufzeit verhalten soll. Dies ist nochmals in einem eigenen Kapitel aufgeführt.
Zugewiesene Dateien: Im Abschnitt Zugewiesene Dateien können Sie Dokumente zu Ihrem Vertrag oder Ihrem Nachtrag hochladen und verwalten. Dies ist nochmals in einem eigenen Kapitel aufgeführt.
