Freie Dokumente sind Texte, die direkt in einer Eingabemaske der Vergabeplattform erstellt werden und nicht an ein festes Formular gebunden sind. Sie können in verschiedenen Bereichen wie Nachforderungen oder der Dateiablage genutzt werden, um individuelle Inhalte zu formulieren. Sobald der Text eingegeben und gespeichert wird, wandelt die Plattform ihn automatisch in ein PDF um, das einheitlich formatiert ist und sich problemlos weiterverwenden lässt, etwa für den Versand an Unternehmen oder zur strukturierten Ablage im Verfahren.
Textbausteine können für freie Dokumente hinterlegt werden und erleichtern das Ausfüllen, weil vorbereitete Formulierungen direkt eingefügt werden können.
Angelegt werden die Textbausteine in der Konfiguration in den Allgemeinen Einstellungen unter dem Bereich Textbausteine“Dort lässt sich über das Plus-Symbol ein neuer Baustein erstellen. Bestehende Bausteine können über das Kontextmenü geöffnet, bearbeitet oder gelöscht werden, wobei das Löschen nur für jene Bausteine erlaubt ist, die man selbst angelegt hat.
Das folgende Bild zeigt das Einfügen eines Textbausteines in ein freies Dokument im Bereich der Kommunikation.
