Es kann passieren, dass Unternehmen von Ihnen als Vergabestelle zu einem Verfahren eingeladen werden, jedoch anschließend ihre Firmenanschrift ändern, beispielsweise aufgrund einer Umfirmierung oder eines Standortwechsels. Diese Unternehmen aktualisieren dann ihre Adressdaten im Bieterportal, sind jedoch erstaunt darüber, dass in den Vergabeunterlagen - trotz der vorgenommenen Anpassung im Bieterportal - weiterhin die bisherige Adresse aufgeführt ist.
Dies ist grundsätzlich gewollt, da eine Firma die von der Vergabestelle festgelegte Firmenadresse im Nachhinein nicht verändern können soll. Wäre eine solche Änderung möglich, könnte beispielsweise jede Firma, die den Auftrag letztlich nicht annehmen möchte, die Adresse nachträglich auf eine ungültige Anschrift abändern. Zudem muss gewährleistet sein, dass bereits vergebene Aufträge an Unternehmen nicht durch eine nachträgliche Anpassung der Firmenadresse verändert werden.
Auf der Vergabeplattform besteht für die Vergabestelle, ausschließlich im Rahmen der aktuellen Vergabe die Option, die in der Firmenliste hinterlegte Adresse mit den Informationen der Firma aus dem Bieterportal abzugleichen. Die Funktion nennt sich Firmendaten mit Adressdatenbank synchronisieren und wird über die rechte Maustaste aufgerufen.
Dafür wird ein besonderes Berechtigungsrecht für die Firmenliste benötigt. Das Recht nennt sich Firmendaten mit Adressdatenbank abgleichen.
