Mit der Funktion Abwesenheit kann für einen Benutzer eine stellvertretende Person definiert werden und eine Abwesenheit, zum Beispiel Urlaub oder Ausfall wegen Krankheit, aktiviert werden.
Während der Abwesenheit werden:
1. Aufgaben an den Abwesenden an dessen Vertreter weitergeleitet,
2. Offene Aufgaben des Abwesenden an dessen Vertreter übertragen,
3. E-Mails des Abwesenden an dessen Vertreter weiterleitet,
4. Optional die Rechte (Rechte- und Rollen) des Abwesenden an den Vertreter vererbt.
Die Abwesenheit kann von der Plattform-Administration in der Benutzerverwaltung, für jeden Benutzer definiert werden. Zusätzlich kann jeder Benutzer dies selbst in seinen Einstellungen definieren.
Übersicht dieses Kapitels
•Berechtigungen zum Vererben von Rechten
•Abwesenheit durch Admin beenden
Um eine Abwesenheit zu definieren, muss für den aktuellen Benutzer zuvor eine stellvertretende Person bestimmt worden sein. Ist dies nicht der Fall, erfassen Sie zunächst den Vertreter.
Sofortige Abwesenheit
Wenn Sie eine sofortige Abwesenheit erfassen möchten, wählen Sie dies bitte bei Art der Abwesenheit aus. Danach wählen Sie die zuvor definierte stellvertretende Person aus der Liste aus. Es kann immer nur eine stellvertretende Person geben. Erfassen Sie im Feld Hinweise den Text, den der Stellvertreter erhalten soll, also zum Beispiel "Urlaub" oder ähnliches. Optional können Sie noch die Rechte des Benutzers an die stellvertretende Person für die Zeit der Abwesenheit vererben.
Hinweis: Bei der sofortigen Abwesenheit beginnt diese mit Klick auf speichern und dauert an, bis die Abwesenheit wieder gelöscht wird.
Sind die Eingaben abgeschlossen, klicken Sie auf Speichern. Die stellvertretende Person erhält nun von der Plattform ein E-Mail, dass Sie für den hier angezeigten Benutzer die Stellvertretung übernimmt.
Geplante Abwesenheit
Wenn Sie eine geplante Abwesenheit erfassen möchten, wählen Sie dies bitte bei Art der Abwesenheit aus. Danach müssen als Pflichtabgaben der Beginn und das Ende der Abwesenheit erfasst werden. Danach wählen Sie die zuvor definierte stellvertretende Person aus der Liste aus. Es kann immer nur eine stellvertretende Person geben. Erfassen Sie im Feld Hinweise den Text, den der Stellvertreter erhalten soll, also zum Beispiel "Urlaub" oder ähnliches. Optional können Sie noch die Rechte des Benutzers an die stellvertretende Person für die Zeit der Abwesenheit vererben.
Sind die Eingaben abgeschlossen, klicken Sie auf Speichern. Die stellvertretende Person erhält nun von der Plattform ein E-Mail, dass Sie für den hier angezeigten Benutzer die Stellvertretung übernimmt.
Rechte vererben?
Einen Sonderfall stellt sicher die Möglichkeit der Vererbung von Rechten, für die Dauer der Abwesenheit, dar. Damit ist es möglich, dass ein Benutzer während seiner Abwesenheit seine kompletten Berechtigungen (Rechte- und Rollen) an die stellvertretende Person überträgt. Damit wird sichergestellt, dass während der Abwesenheit zum Beispiel zeitkritische Prozesse vom Vertreter ausgeführt werden können. Die Vererbung von Rechten kann zum einen global für den kompletten Mandanten deaktiviert und zusätzlich noch per Recht für einzelne User gesperrt oder erlaubt werden.
Beispiel:
In einer Vergabestelle sind zwei Personen berechtigt den Status der Zuschlagserteilung zu setzen. Nun ist eine der beiden Personen krank und die andere Person genau in diesem Zeitraum in Urlaub. Es kann somit keine Zuschlagserteilung erfolgen. Damit nun nicht die Plattform-Administration mühsam einzelne Rechte an bestimmte Personen übertragen muss, kann über die Abwesenheit die Rechte der abwesenden Person an einen Vertreter übertragen werden.
Sollten Sie Rechte vererbt werden, so aktivieren Sie im Dialog die Option Rechte vererben. Für die Dauer der Abwesenheit hat damit die stellvertretende Person alle Rechte des Abwesenden.
Berechtigungen zum Vererben von Rechten
Die Vererbung von Rechten kann zum einen global für den kompletten Mandanten deaktiviert und zusätzlich noch per Recht für jeden User gesperrt oder erlaubt werden. Diese zweistufige Berechtigung ermöglicht es, die Funktion mit nur einer Einstellung komplett am Mandanten zu unterbinden. Ist dies hingegen am Mandanten aktiviert, können zusätzlich nur einzelne Benutzer über die Rechteverwaltung die Funktion nutzen. Die Funktion ist additiv, also zuerst gilt die Einstellung am Mandanten und dann das Recht am Benutzer.
Global (für den Mandanten)
Das Vererben von Rechten muss zuerst global für den kompletten Mandanten aktiviert oder deaktiviert werden. Dies erfolgt über die Konfiguration am Mandanten. Nur wenn dies dort aktiviert wurde, hat eine Aktivierung für den Benutzer über die Rechte- und Rollenverwaltung eine Auswirkung.
Je Benutzer
Ist das Vererben von Rechten in der Konfiguration zugelassen (aktiv), muss zusätzlich noch das Recht für einzelne Benutzer in der Rechte- und Rollenverwaltung aktiviert oder deaktiviert werden.
Info an den Stellvertreter
Mit der Festlegung einer Abwesenheit erhält der Stellvertreter ein E-Mail, in dem er über die Vertretung informiert wird. Anbei das Beispiel einer Mail bei der auch die Rechte vererbt wurden.
Ebenfalls wird eine Stellvertretung für die stellvertretende Person immer in der auch unter der Kopfzeile in der Plattform angezeigt.
Wann endet die Abwesenheit?
Die geplante Abwesenheit endet mit dem hinterlegten Datum.
Die sofortige Abwesenheit endet immer dann, wenn sich der Abwesende wieder auf der Plattform anmeldet und die Rückfrage nach dem Login entsprechend mit OK bestätigt.
Abwesenheit durch Admin beenden
Solle er erforderlich sein, kann die Abwesenheit auch durch eine hierfür autorisierte Person in der Benutzerliste beendet werden.
