Die Dateiablage ist ein Bereich, bei dem sämtlicher Schriftverkehr und Dokumente, die im Rahmen des aktuellen Vergabeverfahrens außerhalb der Plattform entstanden sind, eingebunden und verwaltet werden können.
Innerhalb der Dateiablage können Sie für jede Vergabe eine beliebige Ordnerstruktur anlegen. Es besteht auch die Möglichkeit diese Ordnerstruktur einmalig am Mandanten in der Konfiguration für alle Verfahren vorzudefinieren.
Dokumente der Dateiablage können zusätzlich per E-Mail versendet werden.
Die Bedienung erfolgt über die Symbole in der Kopfzeile oder direkt mit dem Kontext-Menü (rechte Maustaste).
Falls sich Dateien in einem Ordner befinden, wird dies durch ein rotes Symbol und eine Zahl angezeigt. Die Zahl zeigt die Anzahl der Dateien im Ordner an.
Manuelles Dokument anlegen (z.B. Aktennotiz)
Über diese Funktion können Sie auch ein PDF direkt auf der Plattform in der Dateiablage erzeugen. Dies ist zum Beispiel nützlich um zu einer Vergabe eine interne Aktennotiz zu schreiben. Diese müssen dann aber vorher auf einem PC erstellt, gespeichert und auf die Plattform geladen werden. Da dies oft mit einem zusätzlichen Aufwand verbunden ist, können diese Dokumente auch direkt auf der Plattform erstellt werden.
Ein Eingabeformular ermöglicht es Ihnen, einen freien Text zu erstellen, welcher anschließend von der Plattform in ein PDF-Dokument für die Dateiablage umgewandelt werden kann.
Dokument per E-Mail versenden
Jedes gespeicherte Dokument aus der Dateiablage kann bequem per E-Mail versendet werden. Auf diese Weise lassen sich Dokumente schnell und einfach an andere Personen weiterleiten. Hierfür ist eine spezielle Berechtigung in der Rechte- und Rollenverwaltung erforderlich.
Der Versand erfolgt auf dem Dokument mit der rechten Maustaste.
Bitte geben Sie im Dialogfeld die E-Mail-Adresse des Empfängers, den gewünschten Betreff und den Text der E-Mail ein, die Sie senden möchten. Klicken Sie dann auf Senden.
Nachweis des Versandes
In Ihrer Funktion als Vergabestelle haben Sie die Möglichkeit, den Versand eines Dokuments aus der Dateiablage in der Kommunikationszentrale zu verifizieren. Dort ist das entsprechende versendete Dokument im Abschnitt Dateiablage zu finden.
Dokumentenvorschau
Beim Hochladen von Dateien in die Dateiablage wird automatisch ein Vorschaubild erstellt. Um den Speicherplatz zu optimieren, wird die Vorschau standardmäßig in einer Breite und Höhe von maximal 550 Pixeln angezeigt. Bei größeren Dateien kann es etwas länger dauern, bis das Vorschaubild generiert ist.
Eine Vorschau ist für die folgenden Dateitypen möglich:
•jpeg
•jpg
•png
•gif
•xlsx
•docx
•pptx
•zip
•avasign
•txt
•json
•log
•xml
