Neben den auf der Plattform fest hinterlegen Freigabeprozessen, kann jede Vergabestelle weitere Mitzeichnungen selbst definieren.
Dies kann über die hier beschriebenen Mitzeichnungen oder aber über ein Zusatzmodul mit dem Namen Mitzeichnungen über Wertgrenzen erfolgen. Neben den hier beschriebenen Funktionen, bietet das Zusatzmodul die Möglichkeit die Mitzeichnungen anhand von definierten Wertgrenzen am Prozess und am Benutzer individuell zu regeln.
Unterschiede
Funktion |
Mitzeichnungen |
|
Zusatzmodul |
Nein |
Ja |
Wertgrenze in EUR am Prozess |
Nein |
Ja |
Wertgrenze in EUR pro Benutzer |
Nein |
Ja |
Mitzeichnung nur aus gleicher Abteilung |
Nein |
Ja |
Weitere Mitzeichnung immer über andere Person |
Nein |
Ja |
Unterschiedliche Mitzeichnungen je Verfahrensart |
Nein |
Nein |
Mitzeichnungen
Mit den Mitzeichnungen kann für jeden Freigabeprozess die Anzahl der zusätzlicher elektronischen Mitzeichnungen definiert werden. Die entsprechenden Mitzeichnungen und Freigaben werden protokolliert und können in jeder Vergabe als Übersicht angezeigt werden oder mit dem Vergabevermerk ausgegeben werden.
Arbeiten Sie mit unterschiedlichen Abteilungen und sollen alle Abteilungen die identischen Mitzeichnungen haben, so muss die Anzahl der Mitzeichnungen in jeder Abteilung definiert werden. Die Definition gilt dann immer für alle Vergaben und Verfahrensarten der entsprechenden Abteilung.
Beispiel
Im nachfolgenden Beispiel-Bild sind im Prozess der Freigabe der Vergabeunterlagen vor der Freigabe noch 2 Mitzeichnungen als Pflicht definiert.
Vor einer Freigabe der Vergabeunterlagen, müssen in diesem Beispiel also noch 2 Mitzeichnungen erfolgen.
Berechtigungen
Für die notwendigen Berechtigungen, gelten weiterhin die Aktionen zum Abschließen der Bearbeitung (Bearbeitung abschließen) und zum Erteilen der Freigabe (Freigabe) aus dem Rechte- und Rollenkonzept. Die zusätzlich definierten Mitzeichnungen sind an keine Berechtigung gekoppelt und können von jeder Person, der auf den entsprechenden Freigabebereich Zugriff hat, ausgeführt werden.
Um den Verwaltungs- und Konfigurationsaufwand zum Beispiel im Vertretungsfall, so gering wie möglich zu halten, können Mitzeichnungen auch immer von der gleichen Person durchgeführt werden. Dies wird dann transparent in der Übersicht der Mitzeichnungen protokolliert.
Lesen Sie hierzu die Abschnitte:
