In die Vergabeunterlagen können automatisch mehrere Dateien wie Pläne, Bilder oder sonstige Dokumente in nur einem Arbeitsschritt eingestellt werden.
Dies erfolgt über eine ZIP-Datei. Das ZIP-Dateiformat ist ein offenes Format zur komprimierten Archivierung von Dateien. Durch die Komprimierung eines ZIP-Archives wird nur ein Bruchteil der ursprünglichen Datenmenge auf den Server übertragen und die eigentlichen Daten dann dort entpackt. Somit können schnell und einfach viele Dokumente gleichzeitig als Vergabeunterlagen eingestellt werden.
Vorbereitung
Zunächst zippen (packen) Sie die entsprechenden Dateien bzw. Dokumente (mit einem Programm wie WinZIP oder ähnlich) und speichern das Archiv auf ihrer Festplatte ab.
Upload des ZIP-Archives
Aktivieren Sie im Dialog unbedingt die Option Zip-Archiv entpacken. Nur dann werden die Dokumente im ZIP-Archiv auch auf der Plattform entpackt. Auch hier beachten sie wieder die Zuordnung der hoch zu ladenden Dateien als Vergabeunterlagen oder Vergabe- und Vertragsunterlagen. Mit der Einstellung Vergabeunterlagen verbleiben die Dokumente beim Bieter, mit der Einstellung Vergabe- und Vertragsunterlagen, muss der Bieter die Dokumente mit seinem Angebot wieder abgeben.
Mit Klick auf die Schaltfläche Durchsuchen (Markierung Nummer 1) können Sie die hoch zu ladende Datei auf Ihrem Computer auswählen. Alternativ können Sie dies auch einfach in Ihrem Browser ziehen und im Bereich Datei hier ablegen (Markierung Nummer 2) fallen lassen. Klicken Sie dann auf Speichern um die Datei hochzuladen.
Ordnerstrukturen automatisch übernehmen
Vorbereitung: Zunächst zippen (packen) Sie die entsprechenden Dateien bzw. Dokumente mit den entsprechenden Verzeichnissen und speichern das Archiv auf Ihrer Festplatte ab.
Archivieren Sie in einem ZIP-Archiv zum Beispiel die Ordner
\Fotos
\Anlagen
\Skizzen
jeweils mit den entsprechenden Dokumenten in den Ordnern, so werden diese Ordner beim entpacken in den Vergabeunterlagen der Plattform automatisch angelegt und die Dokumente passend einsortiert.
Um mit dem Programm WinZip Verzeichnisse mit in das Archiv aufzunehmen, aktivieren Sie die Option Vollständige Pfadangaben.
Einschränkungen: Die Ordernnamen sollten keine Umlaute haben.
Aktivitäten auf der Plattform: Keine, die Funktion legt bei vorhandenen Verzeichnissen im ZIP-Archiv automatisch eine Verzeichnisstruktur (Ordnerstruktur) aus dem ZIP-Archiv angelegt.
Beispiel mit Ordnerstruktur
Im nachfolgenden Beispiel wurde ein ZIP Archiv mit drei Ordnern und Dokumenten in die Vergabeunterlagen geladen. Es werden hier automatisch die Ordner
\Anlagen_1
\Muster
\Ordner
angelegt und die Dokumente im richtigen Ordner entpackt und einsortiert.
Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Bearbeitung der Vergabeunterlagen abschließen, werden die hoch geladenen Dateien auf Konsistenz geprüft. Lesen Sie hierzu den Abschnitt Prüfung auf Konsistenz von Dateien.
