Mit dem freien Office-Paket LibreOffice erstellte Dokumente im Dateiformat *.ODT können beim Hochladen auf die Vergabeplattform direkt in ein Plattform-PDF gewandelt werden.
Mit dieser Option können Sie zum Beispiel HOAI-Verträge in der Textverarbeitung von LibreOffice erstellen und gestalten, mit Plattformvariablen versehen und auf die Plattform laden. Die Datei wird dort in ein intelligentes PDF umgewandelt und alle Plattformvariablen mit den Werten der Plattform gefüllt. Enthält das Dokument auch die Plattformvariablen für Angebotssummen, so können diese in der Eröffnung automatisiert ausgelesen werden. Alternativ, kann dies aus direkt über ein Word-Dokument erfolgen. Lesen Sie hierzu dann den Abschnitt Angebotsdokument als Word-Datei.
Automatisch gefülltes Angebotsschreiben
Mit der Option Automatisch gefülltes Angebotsschreiben (siehe Nummer 1 im Bild) können Sie für Vergaben, bei denen die Bieter ohne den Bieterclient ava-sign Angebot abgeben sollen, ein Angebotsschreiben in LibreOffice Dateiformat *.ODT erstellen und dies auf die Plattform laden. Die Option kann aber nur genutzt werden, wenn in der Vergabe nicht bereits ein Angebotsschreiben schon vorhanden ist.
Hierbei wird von der Plattform geprüft, ob die Variable "an_summe_angebot" in der ODT-Datei vorhanden ist. In dieses Feld kann der Bieter dann außerhalb des Bieterclients ava-sign einfach in der PDF seine Angebotssumme erfassen und dieser Wert wird von der Eröffnung auf der Plattform dann als Angebotssumme ausgelesen. Ebenfalls müssen alle Variablen-Felder in der ODT-Datei die Schriftart ARIAL haben, da die Datei sonst nicht verarbeitet werden kann.
Automatisch gefülltes Formular
Mit der Option Automatisch gefülltes Formular (siehe Nummer 2 im Bild) können Sie für Ihre Vergaben, eigene Formulare mit LibreOffice erstellen und diese mit Plattformvariablen füllen lassen. Auch hier müssen alle Variablen-Felder in der ODT-Datei die Schriftart ARIAL haben, da die Datei sonst nicht verarbeitet werden kann.
Hier eine ODT-Beispieldatei in LibreOffice:
Die Datei nach dem Hochladen auf die Plattform:
Textfelder: Immer Schriftart Arial
In beiden Fällen ist darauf zu achten, dass die Schriftart der Textfelder, welche die Variablen für das PDF enthalten, immer Arial ist. Sonst können die Werte von der Plattform nicht ausgelesen werden. Hierbei ist nur die Schriftart Arial wichtig, die Schriftgröße können Sie nach Ihren Anforderungen anpassen.
ODT Musterdatei
Unter diesem Link können Sie eine mit LibreOffice erstellte Musterdatei als ZIP-Archiv laden. Diese Datei kann als Muster für Formulare oder Verträge auf der Vergabeplattform genutzt werden. Nach dem Hochladen dieser Datei auf die Plattform wird diese in ein PDF mit Feldern umgewandelt. Hierbei werden Felder die auf der Plattform, über die Grunddaten vorhanden sind, automatisch im PDF gefüllt (ag_Felder).
LibreOffice Portable
Wir empfehlen zur Bearbeitung die jeweils aktuelle Version LibreOffice Portable, die Sie hier laden können (https://de.libreoffice.org/download/portable-versions/).
Der Vorteil dieser Version ist, dass diese nicht installiert werden muss, sondern einfach aus einem Verzeichnis oder von einem USB-Stick gestartet werden kann. Bitte klären Sie bitte im Vorfeld, mit der oder dem IT-Verantwortlichen der Vergabestelle, ob Sie die Version LibreOffice Portable nutzen dürfen und lassen Sie sich diese von der IT bereitstellen.
