Bei vielen Vergabestellen erfolgt die Prüfung und Wertung der Angebotsdokumente (Auswertung) teilweise oder vollständig durch externe Prüfer. Für diese Anforderung stellt die RIB eVergabeplattform verschiedene Funktionen zur Verfügung.
Externe Prüfer können auf zwei unterschiedliche Arten in den Prüfprozess eingebunden werden.
Die Funktion kann nur genutzt werden, wenn Sie die Auswertung noch nicht abgeschlossen ist.
Für externe Prüfer - Bookmark
Zum einen können die Prüfer die Wertung direkt im Browser in der e-Vergabe durchführen. Voraussetzung dafür ist, dass für den Prüfer ein Benutzer mit den notwendigen Berechtigungen existiert und dass er die notwendigen Kenntnisse zur Durchführung seiner Aufgaben auf der e-Vergabeplattform über Schulungen erhalten hat.
Über die Funktionalität Bookmark im Aktionenmenü kann eine E-Mail versendet werden, die alle Informationen zur Vergabe sowie einen Bookmarklink enthält. Der externe Prüfer kann über diesen Bookmarklink aus der E-Mail direkt in die Vergabe wechseln und seine Prüftätigkeit vornehmen.
Diese Vorgehensweise benötigt aber teilweise eine lange und aufwendige Vorbereitungszeit, denn der externe Prüfer muss die Struktur und Arbeitsweise der Plattform kennen. Diese Zeit steht ggf. bei der Durchführung der Vergabe nicht zur Verfügung.
Achtung: Möchten Sie einem externe Prüfer über den Bookmark-Link einladen, so muss vorher
•der externe Prüfer als Plattform-Benutzer erfasst sein,
•diesem Benutzer die passende Rolle zugeordnet sein,
•dieser Benutzer die entsprechenden Berechtigungen für die aktuelle Vergabe haben.
Für externe Prüfer - Downloadlink
Um einen externen Prüfer kurzfristig in den Wertungsprozess einzubinden besteht die Möglichkeit einen komplett digital unterstützten Mailprozess für die externe Prüfung durchzuführen. In diesem Falle benötigt der externe Prüfer keinen Systemzugang (Benutzer), keine besonderen Berechtigungen über Rollen und keine Kenntnisse über die e-Vergabe. Damit ist auch eine kurzfristige Einbindung von externen Prüfern ohne systemseitige Vorbereitung möglich. Mit der Funktion erhält der externe Prüfer einen Download Link zu einem ZIP-Archiv. Dieses kann er öffnen und die im ZIP-Archiv enthaltene Excel-Datei mit einem Programm, das Excel Daten lesen und schreiben kann, bearbeiten.
Über die Funktionalität Downloadlink kann eine Prüfaufforderung mit einem Downloadlink versendet werden. Bitte machen Sie sich mit der Vorgehensweise vertraut.
Import der Prüfergebnisse
Die Prüfergebnisse können von der Vergabestelle über die Importfunktionalität im Aktionenmenü importiert werden. Es findet keine manuelle Übertragung statt und auch an dieser Stelle ist die Fehleranfälligkeit und der Aufwand ein Minimum begrenzt. Bitte beachten Sie, dass beim Import der Prüfergebnisse die Import-Daten aus der Exceltabelle nicht auf Vollständigkeit oder Korrektheit geprüft werden können. Hat der externe Prüfer die Dateistruktur verändert, so können die Daten nicht von der Vergabeplattform eingelesen werden.
