Um einen externen Prüfer kurzfristig in die Auswertung einzubinden besteht die Möglichkeit einen komplett digital unterstützten Mailprozess für die externe Prüfung durchzuführen. In diesem Falle benötigt der externe Prüfer keinen Systemzugang, keine Berechtigungen über Rollen und keine Kenntnisse über die e-Vergabe. Damit ist auch eine kurzfristige Einbindung von externen Prüfern ohne Systemseitige Vorbereitung möglich.
Die Funktion kann nur genutzt werden, wenn Sie die Auswertung noch nicht abgeschlossen ist.
Über die Funktionalität Downloadlink kann eine Prüfaufforderung mit einem Downloadlink versendet werden.
Erfassen Sie die E-Mail Adresse des Empfängers und klicken Sie auf E-Mail versenden. Der Inhalt der Nachricht kann geändert werden.
Achtung: Ändern Sie auf keinen Fall den Link zum Download, da der externe Prüfer sonst nicht auf die Daten zugreifen kann!
Mit dieser Aktion erhält der externe Prüfer einen Download Link zu einem ZIP-Archiv. Dieses kann er öffnen und die im ZIP-Archiv enthaltene Excel Datei, mit einem Programm das Excel Dateien lesen und schreiben kann, bearbeiten. Passend dazu erhält er eine Anleitung in einer PDF-Datei.
Die folgende Abbildung enthält eine vom externen Prüfer mit Microsoft Excel geöffnete Datei mit Losen, bei der ein Prüfer zu den Bietern die gelb markierten Felder bearbeiten kann. Die verschiedenen Lose sind jeweils als eigene Arbeitsblätter in der Excel Datei aufgenommen.
Bedingung für den Import
Bedingung bei der Prüfung der Angebote: Alle Wertungen (ungeprüft, geprüft, bestanden) werden übernommen.
Bedingung bei der Übernahme der Preise: Nur Preise, die bisher auf der Plattform nicht erfasst wurden, werden übernommen.
Bedingung bei der Übernahme der engeren Wahl: Nur bei abweichender Einschätzung der externen Prüfung wird diese Angabe verändert (aus ja wird nein, aus nein wird ja).
Anleitung für externe Prüfer
Im ZIP-Archiv findet sich auch eine Anleitung wie die Daten auszufüllen sind und ein Link, um diese wieder hochzuladen.
Die folgende Abbildung zeigt das Dokument Hinweise.pdf das in jedem ZIP-Archiv für den externen Prüfer zur Ansicht bereitsteht. Dort enthalten ist eine kurze Beschreibung der Vorgehensweise, so wie der Link zum Upload des fertig ausgefüllten Excel-Prüfungsdokumentes aus dem Bild zuvor.
Über den im PDF-Dokument genannten Link, kann der externe Prüfer die fertig bearbeitete Excel-Tabelle wieder direkt auf die Plattform laden. Hierzu klickt er im PDF auf den Link und befolgt die am Bildschirm aufgezeigten Schritte.
Nachdem der externe Prüfer das Auswertungsdokument als Excel-Datei hochgeladen hat, erhält er eine entsprechende Bestätigung.
