Es kann in manchen Fällen sinnvoll sein, eine vereinfachte Methode zur Vergabeentscheidung zu verwenden, insbesondere bei bestimmten Verfahren wie Preisanfragen für Bestellscheine oder bei Direktaufträgen. Durch die Nutzung dieser Funktion wird im Grunde genommen die Auswertung und deren einzelnen Freigabeprozesse übersprungen und der Auftragnehmer direkt ausgewählt. Nach der Öffnung kann daher im Prozess der Auswertung eine direkte und damit vereinfachte Vergabeentscheidung getroffen werden.
Im Detail führt die Funktion automatisiert die folgenden Schritte aus:
•In der Auswertung werden alle Bieter auf "Bestanden" gesetzt.
•In der Auswertung wird die "Bearbeitung abgeschlossen" und die "Freigabe" erteilt.
•Es öffnet sich ein Dialog im dem der zu bezuschlagende Bieter und die Auftragssumme ausgewählt wird.
•Für den im Dialog ausgewählten Bieter wird der Status auf "Zuschlag" gesetzt. Es wird kein Zusageschreiben versendet.
•Für alle anderen Bieter wir der Status automatisch auf "Absage" gestellt. Es wird kein Absageschreiben versendet.
•Alle Status von Freigabe erteilen bis Vergabeentscheidung werden automatisch gesetzt.
Rechte und Rollenkonzept
Die Funktion ist für eine Person auf der Vergabeplattform immer nur dann sichtbar, wenn hierfür ein spezielles Recht gesetzt ist.
Aufruf
Die Funktion wird, wenn das zuvor genannte Recht für eine Person vorhanden ist, immer im Prozess der Auswertung aufgerufen.
Im ersten Schritt wird nun automatisch die Auswertung komplett freigegeben. Alle Angebote werden als "Bestanden" markiert.
Nun können Sie festlegen, ob die Angebotspreise der Bieter als geprüfte Preise übernommen werden sollen. Klicken Sie nach der Auswahl auf Vorgang fortsetzen.
Bestätigen Sie den Warnhinweis und klicken nun auf Prozess starten.
Anschließend öffnet sich für sie eine Maske, in welcher Sie den Bieter auswählen, der den Zuschlag erhalten soll. Falls erforderlich kann die Zuschlagssumme noch verändert werden. Klicken Sie nach Ihrer Auswahl auf Vergabeentscheidung setzen.
Für den ausgewählten Bieter wird der Status auf "Zuschlag" gesetzt. Es erfolgt keine Zusendung eines Zusage-Schreibens.
Für alle anderen Bieter wird automatisch der Status auf "Absage" gesetzt. Es erfolgt keine Versendung eines Absage-Schreibens. Alle Status von Freigabe bis zur Vergabeentscheidung werden automatisch festgelegt.
Darstellung bei einer Losvergabe
Die folgende Abbildung zeigt die Auswahl der Auftragnehmer bei einer Vergabe mit Losen.
Hier werden die Lose links im Dialog aufgelistet und Sie können für jedes Los den Auftragnehmer und die Auftragssumme festlegen.
