Hinweise aus der FAQ

Die folgenden Hinweise wurden 1:1 aus den FAQ des DöE übernommen:

 

Für einen Übergangszeitraum kann es notwendig werden, Verlinkungen zwischen den im alten Vergabeformat bei TED eingereichten Bekanntmachungen und Bekanntmachungen, die im eForms-Format bei TED eingereicht werden, herzustellen. Mögliche Szenarien, die eine Verlinkung notwendig machen, sind:

 

•Ein Vergabeprozess wurde vor dem 25.10.2023 alten Format TED-XML begonnen und wird im Format eForms-DE fortgesetzt. Auf die im alten Format erstellen Dokumente muss in den Folgebekanntmachungen referenziert werden.

•Eine im alten Format veröffentlichte Bekanntmachung ist zu korrigieren oder anzupassen, sodass eine Change Notice mit Referenz auf diese Bekanntmachung notwendig ist.

 

TED hat für diese Referenzen im neuen eForms Format mehrere Felder vorgesehen, in denen eine solche Referenz verwendet werden kann. Für die Referenz wird aus dem alten Format die Notice Publication ID verwendet. Diese hat immer eine Struktur nnnnnnnn-yyyy, wobei die letzten vier Stellen eine Jahreszahl darstellen. Es gibt in eForms folgende spezifische Felder für bestimmte Referenzen:

 

•Change Notice Version Identifier (BT-758)

•Modification Previous Notice Section Identifier (BT-1501)

•Previous Planning Identifier (BT-125)

•Framework Notice Identifier (OPT-100)

 

Wenn eines dieser Felder im eForms verwendet werden kann, sollten diese Referenzfelder mit der Notice Publication ID befüllt werden. Wenn keines dieser Felder in der speziellen Bekanntmachung verwendet werden kann, besteht zusätzlich die Möglichkeit folgendes Feld zu nutzen:

 

•        Previous Notice (OPP-090)

 

Generell liegt es in der Verantwortung der versendenden Stelle, sicherzustellen, dass das korrekte Feld und die korrekte ID für die Referenz verwendet wird. Derzeit führt TED noch keine umfangreichen Prüfungen hierzu durch, will dies aber in der Zukunft einbauen. Der Datenservice öffentlicher Einkauf behandelt Bekanntmachungen mit Referenzen auf alte Bekanntmachungen wie jede andere Art von Bekanntmachungen.

TED hat im Zusammenhang mit dieser Diskussion bestätigt, dass ein Wechsel des eSenders von einem FVH auf den DöE keine Auswirkungen haben wird. Es wird möglich sein, auf eine im alten Format eingereichte Bekanntmachung zu referenzieren, auch wenn diese von einem anderen eSender-Hub eingeliefert wurde.

 

Anwendung

Sie benötigen also zuerst die Dokumentennummer (Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung) der bisherigen TED-Bekanntmachung. Zur Not finden Sie diese immer unter https://ted.europa.eu wie im folgenden Beispiel.

 

 

Danach wechseln Sie in den Prozess der Bekanntmachung. Dort finden Sie das bereits publizierte F02 und davor ein Symbol mit einem Stift. Klicken Sie auf das Symbol um eine eForm für die gewünschte Änderung anzulegen. Wählen Sie zuerst die Richtlinie aus. Mit dem Doppelklick werden dann die Grunddaten der Vergabe in das eForm übernommen. Andere Angaben müssen sie dort ergänzen oder korrigieren.

 

 

Bitte tragen Sie nun die Veröffentlichungsnummer der vorherigen TED-Bekanntmachung im Format nnnnnnnn-yyyy nun in das entsprechende Feld "Vorheriger Hinweis (OPP-090-Procedure)" des eForms im Abschnitt Verfahren ein.

 

 

Mit dieser Nummer der alten TED-Bekanntmachung wird die Verknüpfung zum alten TED-Formular hergestellt.

 

Innerhalb des eForm können Sie nun Ihre Korrekturen erfassen. Zum Beispiel finden Sie Termine, die sie ggfs. ändern müssen im Abschnitt LOT-XXXX (hier im Beispiel bei LOT-0000) und dann dort auf dem Register Angaben zur Einreichung.

 

 

Dokumententieren Sie nun die Änderung im eForm im Abschnitt Änderungen. Wichtig ist wieder, dass Sie sich im Feld "Identifikator des Abschnitts (BT-13716-notice)" auf einen Abschnitt des eForm beziehen, in dem Sie etwas geändert haben.

Es ist unerlässlich, dass dieser Abschnitt im aktuelle eForm vorhanden ist, da andernfalls ein Validierungsfehler auftritt. Die Herausforderung besteht darin, dass das alte TED F02 keine entsprechenden Abschnitte hatte, auf die verwiesen werden kann. Daher geben Sie zum Beispiel einfach immer die LOT-Nummer an, wie hier zum Beispiel "LOT-0000".

Was hier zu tun ist, wird im Kapitel Bekanntmachung ändern beschrieben.

Achtung: Es ist zu beachten, dass die neuen eForms eine völlig andere Struktur als die alten TED-Bekanntmachungen (in diesem Fall das TED F02 oder TED F14) aufweisen. Daher ist anzunehmen, dass bei der Validierung viele zusätzliche Felder und Informationen vorhanden sind, die nun noch ausgefüllt werden müssen. Bitte stellen Sie sicher, diese vollständig auszufüllen, da sonst keine Übermittlung möglich ist.

Bekanntmachung über Auftragsänderung (Vertragsänderung) zu einem F03 als eForm

Falls bereits ein TED F03 veröffentlicht wurde und nun eine Bekanntmachung über Auftragsänderung als eForm veröffentlicht werden soll, muss auch immer in das Feld "Identifikator des Abschnitts (BT-1501(s)-Contract)" der Bezug auf den geänderten Vertrag (Contract) als CON-0001 erfasst werden.

 

 

Erfassen Sie hierfür also wie im Bild für eine Vergabe ohne Lose im Feld "Identifikator des Abschnitts (BT-1501(s)-Contract)" den  Wert CON-0001.