Mit der Einführung des Sender Policy Framework (SPF) Verfahrens soll das Fälschen von Absenderadressen einer E-Mail verhindert werden.
Diese mittlerweile gängige Option kann aber auch dazu führen, dass E-Mails der Plattform bei Ihnen in der Vergabestelle oder bei den Bietern nicht ankommen. Außer der Plattform-Administration in der Vergabestelle oder bei den Bietern stuft diese explizit als vertrauenswürdig ein. Dieses Problem kann mit einer E-Mail-Weiterleitung einfach je Mandant gelöst werden.
Hintergrund
Das folgende Beispiel basiert auf der Plattform vergabe.bayern.de. Es ist für andere Plattformen identisch, es ändern sich nur die Absendernamen.
In der Regel sind nur bestimmte Mail-Server legitimiert, E-Mails mit dem Absender xyz@bayern.de zu verschicken. Die IP-Adressen dieser Server werden im sogenannten SPF Record der Domain "bayern.de" definiert. Das kann man z.B. hier prüfen: https://www.spf-record.de/spf-lookup/bayern.de
Prüft der Empfänger nun diesen SPF Record und die E-Mail kommt von einem nicht legitimierten Server (wie z.B. von der Vergabeplattform) wird die E-Mail abgelehnt.
Für die speziell für diesen Fall von uns erzeugte Domain "evergabebayern.de" gibt es keinen SPF Record: https://www.spf-record.de/spf-lookup/evergabebayern.de
Das heißt jeder Server (also auch die Vergabeplattform) ist legitimiert, E-Mails mit dem Absender xyz@evergabebayern.de zu verschicken.
Nimmt man nun diese Mail Adresse als Absenderadresse kann man die SPF Prüfung vermeiden, sprich die E-Mail wird nie abgelehnt. Problem ist nun aber, wenn der Empfänger auf eine Mail antworten sollte, geht die Mail an xyz@evergabebayern.de. Diese Adresse gibt es allerdings nicht, sprich sie geht ins Leere.
Legt man nun aber eine E-Mail-Weiterleitung von xyz@evergabebayern.de auf xyz@bayern.de an dann gibt es diese Adresse und die E-Mail kommt auch an der richtigen Stelle an.
E-Mail-Weiterleitung einrichten
Um die E-Mail-Weiterleitung einzurichten, rufen Sie die Einstellungen | Konfiguration auf und blättern bis zur Option E-Mail Absenderadressen konfigurieren. Diese Option aktivieren Sie bitte, damit Sie die Eintragungen vornehmen können! Das folgende Bild, zeigt bereits die aktivierte Option.
Achtung: Bitte überlegen Sie im Vorfeld welche Adresse Sie anlegen und auf welche Adresse Sie diese umleiten. Sie können das nachträglich nicht mehr ändern!
Dort erfassen Sie die von ihnen gewünschte Adresse, zum Beispiel "evergabe_StadtXY". Die Endung (hier im Beispiel @evergabebayern.de) wird anhand der Plattform automatisch vergeben. Diese Adresse wird nach der Einrichtung bei allen ausgehenden E-Mails von der Plattform benutzt.
Wichtig: Wenn Sie E-Mail-Weiterleitung nutzen, weil E-Mails wegen der SPF-Prüfung geblockt werden, darf in ihrem Mandanten die Option Globale Absenderadresse durch Angabe aus Vergabestelle ersetzen nicht aktiviert sein!
Danach erfassen Sie die Adresse unter der Ihre Vergabestelle erreichbar ist. An diese Adresse werden alle eingehenden E-Mailantworten umgeleitet. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche anlegen. Die Umleitung wird umgehend eingerichtet und alle E-Mails der Plattform werden unter der neuen Adresse evergabe_StadtXY@evergabebayern.de verschickt.
Die Adresse wird nun angelegt und es erscheint die Rückfrage, ob Sie die Weiterleitungs-Adresse als Globale Adresse eintragen möchten. Dies bestätigen Sie bitte mit Ja. Die von Ihnen definierte Adresse dann als globale Absenderadresse eingetragen.
