Die 4 neuen Verfahren verhalten sich vom Prozessablauf ähnlich wie ein Öffentlicher Teilnahmewettbewerb mit anschließender beschränkter Ausschreibung:
Hier in Stichworten der Prozess:
1.Der Sachbearbeiter legt eine neue Freihändige Vergabe nach TVgG oder eine Beschränkte Ausschreibung nach TVgG an.
2.Der Sachbearbeiter erfasst die Grunddaten und legt vom Bieter geforderte Nachweise fest.
3.Der Sachbearbeiter erfasst Termine und Fristen. Hierbei prüft die Plattform, ob mindestens 10 Werktage zwischen Beginn und Ende der Vorankündigung nach TVgG (Bekanntmachung) liegen.
4.Der Sachbearbeiter erstellt eine Vorankündigung nach TVgG, ordnet optional ein Formular z.B. mit einer erweiterten Beschreibung der Vergabe zu und definiert erforderliche Bekanntmachungsorgane wie z.B. d-NRW.
5.Der Sachbearbeiter schließt die Bearbeitung der Vorankündigung nach TVgG ab und gibt diese frei. Mit der Freigabe wird die Vorankündigung nach TVgG auf der Vergabeplattform veröffentlicht.
6.Mit der Freigabe der Vorankündigung nach TVgG werden zusätzlich auch die Grunddaten der Vergabe und die Termine und Fristen gesperrt, so dass die veröffentlichten Daten der Vorankündigung nach TVgG nicht mehr verändert werden können.
7.Der Sachbearbeiter versendet die Vorankündigung nach TVgG an die zugeordneten Bekanntmachungsorgane wie z.B. d-NRW.
8.Der Bewerber bewirbt sich auf die Vergabe und lädt mit seiner Bewerbung die geforderten Nachweise auf die Plattform.
9.Der Bewerber erscheint mit den hochgeladenen Nachweisen in der Vorschlagsliste der Vergabe.
10.Bewerbungen in Papierform können vom Sachbearbeiter in der Vorschlagsliste nachgetragen und z.B. eingescannte Nachweise für die konventionellen Bieter hochgeladen werden.
11.Die Eignung des Bewerbers wird vom Sachbearbeiter geprüft und zu jedem Bieter dokumentiert. Zu jedem geprüften Dokument kann ein Kommentar hinterlegt werden.
12.Nur Bewerber bei denen die Eignung geprüft wurde, werden im folgenden Prozess in die Firmenliste übernommen.
13. Die Vorschlagsliste wird abgeschlossen und die entsprechenden Bewerber werden in die Firmenliste als Bieter übernommen.
14.Wenn eine der drei Optionen beim Bieter (Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit) vom Sachbearbeiter als nicht bestanden definiert wurde, wird der entsprechende Bieter mit einem gelben Dreieck gekennzeichnet und nicht in die Firmenliste übernommen.
15. Nun werden die Vergabeunterlagen fertiggestellt, Freigabe erteilt, Bieter in der Firmenliste von hierfür autorisierten Benutzern ggfs. entfernt, Bieter auf aufzufordern gestellt, Firmenliste freigegeben und Bieter benachrichtigt.
