Die Vergabeplattform unterstützt bei den Zuschlagsdokumenten, also den absageschreiben Informationsschreiben und Zuschlagsschreiben, verschiedene Philosophien der Zuordnung.
Es gibt Mandanten, bei welchen die handelnde Person immer nur auf über den Formularsatz oder von der Administration vorgefertigte Zuschlagsdokumente zugreifen darf.
Bei anderen Mandanten hingegen sollen die handelnden Personen im Bereich der Zuschlagsdokumente diese selbständig aus der Formularbibliothek auswählen und zuordnen dürfen. Letzteres setzt natürlich immer voraus, das den entsprechenden Personen klar ist, welche der Schreiben für welche Vergabeart zu verwenden sind.
Die beiden unterschiedlichen Philosophien können in der Konfiguration über die Option Zugeordnete Zuschlagsdokumente verwenden gesteuert werden.
Freie Auswahl aus der Formularbibliothek
Ist die Option Zugeordnete Zuschlagsdokumente verwenden deaktiviert (Aus), kann die handelnde Person im Bereich der Zuschlagsdokumente diese selbständig aus der Formularbibliothek auswählen und zuordnen. Dies setzt voraus, das klar ist, welche der Schreiben für welche Vergabeart zu verwenden sind.
Zugeordnete Zuschlagsdokumente verwenden
Ist die Option Zugeordnete Zuschlagsdokumente verwenden aktiviert (An), so können immer nur dem Formularsatz bereits zugeordnete oder von der Administration vordefinierte Zuschlagsdokumente verwendet werden. Diese Option bietet den Vorteil, dass die entsprechenden Dokumente über den Formularsatz oder die Administration bereits passend ausgewählt wurden und somit zum entsprechenden Vergabetyp passen.
Schreiben administrieren (nur wenn Option = An)
Je nach verwendetem Formularsatz sind die Zuschlagsdokumente bereits zugeordnet. Es gibt aber auch Formularsätze, bei denen dies nicht der Fall ist. Hier kann die für die Administration zuständige Person auch selbst Zuschlagsdokumente zuordnen. Um eine Zuordnung beziehungsweise Vordefinition vornehmen zu können, muss die Person in der Rechte- und Rollenverwaltung im Abschnitt 04.06. über das im Bild markierte Recht, mit dem Namen Zuschlags- und Absageformulare einbinden, verfügen. Alle Personen die dieses Recht haben, können Schreiben administrieren, also einer Vergabe zuordnen. Dies ist immer dann möglich, wenn die zuvor genannte Option Zugeordnete Zuschlagsdokumente verwenden aktiviert (=An) ist.
Sind beide Voraussetzungen erfüllt (Option Zugeordnete Zuschlagsdokumente verwenden ist aktiviert und Person hat das zuvor genannte Recht) kann die Person zu jeder Vergabe Zuschlagsdokumente vordefinieren und zuordnen. in diesem Fall wird je Vergabe dann zusätzlich im Aktionen Menü auf der rechten Seite, der Befehl schreiben administrieren angezeigt.
Mit Klick auf Schreiben administrieren, können je Bereich zu einer Vergabe Formulare aus der Formularbibliothek hinzugefügt oder bestehende Formulare gelöscht werden.
Darüber hinaus ist es möglich, freie Dokumente für einen Bereich vorzudefinieren damit diese später für den entsprechenden Bereich genutzt werden können.
Das nachfolgende Bild zeigt die Administration von verschiedenen Typen im Bereich Zuschlagsschreiben.
