Im Bereich Zugewiesene Dateien zu einem Vertrag oder auch zu einem Nachtrag haben Sie die Möglichkeit, sämtliche relevanten Vertragsdokumente hochzuladen und zu verwalten.

Die Struktur dieser Abschnitte, in die Sie die Dokumente durch das Hochladen einfügen könne, ist bereits vorgegeben.

 

 

Um unter anderem das Vertragsdokument oder ein anderes Dokument für einen Abschnitt hochzuladen, wählen Sie den Abschnitt aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste.

 

 

In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, entweder einen gescannten Vertrag oder ein Vertragsdokument zum Beispiel als PDF oder als Word auf Ihrem Computer auszuwählen und hochzuladen. Alternativ können Sie auf vorgefertigte Formulare in der Formularbibliothek zurückgreifen, sofern diese in Ihrem Mandanten verfügbar sind. In der Formularbibliothek können Sie zwischen zwei verschiedenen Arten von Formularen wählen: dem Vertragstyp für alle Verträge und dem Nachtragstyp für Nachträge.

 

 

Je nach Abschnitt definieren Sie für ein Dokument einen Typ, zum Beispiel Bauvertrag und erfassen optional einen Kommentar. Zusätzlich können Sie festlegen, wie lange ein Dokument gültig sein soll. Handelt es sich zum Beispiel um eine Bescheinigung des Auftragnehmers die alle Jahre vom Auftragnehmer erneuert werden muss, so können sie an dieser Stelle eine Gültigkeit für ein Dokument definieren.

 

 

Dokumente, die einem Vertrag oder einem Nachtrag auf diese Weise zugewiesen wurden (sowohl freie Dokumente oder Dokumente aus der Formularbibliothek), können hier in diesem Bereich auch über die rechte Maustaste an den Auftragnehmer gesendet werden. Der Versand solcher Dokumente an Firmen wird immer in der Kommunikationszentrale dokumentiert. Lesen Sie hierzu das Kapitel Dokumente versenden.

 

Dokumente löschen

Möchten Sie ein zugeordnetes Dokumente oder Formular löschen, müssen Sie dies in zwei Schritten tun. Zunächst wird das Dokument über die rechte Maustaste als gelöscht markiert

 

 

Das Dokument bekommt dann eine rote Farbe. Anschließend kann es, wieder über die rechte Maustaste, endgültig entfernt werden.

 

 

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Vertragsdokumente als gelöscht oder ungültig zu markieren, sie jedoch aus dokumentarischen Gründen aufzubewahren.