Die in diesem Abschnitt beschriebene Aufteilung der Vergabeunterlagen gilt nur für die Außenseiten von iTWO tender. Meldet sich ein registrierter Bieter mit seinen Zugangsdaten an seinem iTWO tender Zugang an, ist die Ansicht und die Bearbeitung der Unterlagen zum Beispiel mit <%ava-sign%> unverändert. Das bedeutet zum Beispiel bei Vergaben mit <%ava-sign%> hat der Bieter selbstverständlich alle relevanten Vergabeunterlagen (bis auf die Unterlagen aus dem Modul Erweiterte Vergabeunterlagen) in seinem <%ava-sign%> Paket.
Ist an einer Vergabe die Option Freier Zugang zu den Vergabeunterlagen aktiviert, so werden die Unterlagen als eine Art Lesefassung für die Bewerber/Bieter auf den Außenseiten in iTWO tender (https://www.meinauftrag.rib.de/public/publications) zur Verfügung gestellt. Mit Außenseiten bezeichnen wir die Seiten, die für jeden Interessenten, direkt und ohne eine Registrierung/Anmeldung eine frei einsehbare Darstellung der einzelnen Vergabeverfahren bieten.
Achtung: Die richtige Anzeige der Vergabeunterlagen (mit der aktiven Option Freier Zugang zu den Vergabeunterlagen) auf den Außenseiten von iTWO tender setzt immer voraus, dass Sie die Bekanntmachung UND die Vergabeunterlagen unmittelbar nacheinander freigeben. Tun Sie dies nicht und geben zum Beispiel nur die Bekanntmachung frei, werden die Vergabeunterlagen für die Bieter immer unvollständig angezeigt!
Da die Vergabestelle die Angebote möglichst in digitaler und auf der Plattform auswertbarer Form zurück erhalten möchte, soll aber hierbei vermieden werden, dass
1.Bewerber/Bieter die Unterlagen einfach ausdrucken und das Angebot in Papier abgeben,
2.Bewerber/Bieter auf den Außenseiten bei Bauleistungen direkt das Leistungsverzeichnis als GAEB-Datei laden und der Vergabestelle z.B. nur eine DA84 zurücksenden.
Um dies zu erreichen, werden die Unterlagen auf den Außenseiten wie folgt dargestellt.
Verfahren mit Teilnahmewettbewerb
Ordner: Bewerberbogen
Wurde ein Teilnahmewettbewerb mit einem Bewerberbogen erstellt, so findet sich in diesem Ordner immer der Bewerberbogen als Original-Excel-Datei.
Ordner: Vergabeunterlagen Teilnahmewettbewerb
In diesem Ordner finden sich die Unterlagen des Teilnahmewettbewerbes (Stufe 1) als einzelne Dateien. Diese Dateien können vom Bewerber/Bieter einzeln geladen werden.
Ordner: Vergabeunterlagen Teil 1 (Angebotsverfahren)
Bei Verfahren mit Teilnahmewettbewerben wird dieser Ordner erzeugt, wenn Sie bereits mit dem Teilnahmewettbewerb die Unterlagen der Stufe 2 (Folgevergabe), entsprechend den vergaberechtlichen Vorgaben, publizieren. In diesem Ordner findet sich dann nur eine PDF-Datei. Diese PDF-Datei enthält alle Formulare der Formularbibliothek sowie das GAEB-LV der Folgevergabe.
Wir empfehlen hierfür die Funktion Wasserzeichen zu aktivieren, damit der Bewerber/Bieter erkennt, dass er diese Unterlagen nicht zur Angebotsabgabe nutzen soll.
Ordner: Vergabeunterlagen Teil 2 (Angebotsverfahren)
Bei Verfahren mit Teilnahmewettbewerben wird dieser Ordner erzeugt, wenn Sie bereits mit dem Teilnahmewettbewerb die Unterlagen der Stufe 2 (Folgevergabe), entsprechend den vergaberechtlichen Vorgaben, publizieren. In diesem Ordner finden sich alle sonstigen Unterlagen die nicht aus der Formularbibliothek in die Vergabeunterlagen der Folgevergabe eingefügt wurden, wie zum Beispiel Pläne oder Anlagen. Diese Dateien können vom Bewerber/Bieter einzeln im Originalformat geladen werden.
Enthalten Ihre Vergabeunterlagen keine dieser Dokumente, so wird auch kein Ordner mit dem Namen "Vergabeunterlagen Teil 2 (Angebotsverfahren)" in iTWO tender erzeugt.
Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb
Ordner: Vergabeunterlagen Teil 1
In diesem Ordner findet sich eine PDF-Datei. Diese PDF-Datei enthält alle Formulare der Formularbibliothek sowie das GAEB-LV. Wir empfehlen hierfür die Funktion Wasserzeichen zu aktivieren, damit der Bewerber/Bieter erkennt, dass er diese Unterlagen nicht zur Angebotsabgabe nutzen soll.
Ordner: Vergabeunterlagen Teil 2
In diesem Ordner finden sich alle sonstigen Unterlagen die nicht aus der Formularbibliothek in die Vergabeunterlagen eingefügt wurden, wie zum Beispiel Pläne oder Anlagen. Diese Dateien können vom Bewerber/Bieter einzeln im Originalformat geladen werden.
Enthalten Ihre Vergabeunterlagen keine dieser Dokumente, so wird auch kein Ordner mit dem Namen "Vergabeunterlagen Teil 2" in iTWO tender erzeugt.
Besonderheiten
Leistungsverzeichnis als Excel-Datei
Wenn Sie Ihr Leistungsverzeichnis statt als GAEB-Datei als Excel-Datei in die Vergabeunterlagen einfügen, so wird die Excel Datei immer als Originaldatei den Bietern im Ordner "Vergabeunterlagen Teil 2" zur Verfügung stehen. Dies ist deshalb erforderlich, weil Excel Dateien aufgrund ihrer unterschiedlichen Möglichkeiten der Formatierungen im Bezug auf Seitenbreite und Spaltenbreite nicht in ein für den Bieter/Bewerber lesbares PDF gewandelt werden können.
Unterlagen aus dem Zusatzmodul "Modul Erweiterte Vergabeunterlagen"
Wenn Sie im Rahmen des kostenpflichtigen Zusatzmoduls "Erweiterte Vergabeunterlagen“ große Dateimengen von bis zu 2 GB an die Bieter übermitteln wollen, so werden auch diese Daten nach der Publikation auf den Außenseiten in iTWO tender dargestellt. Hierzu entsteht ein eigener Ordner mit dem Namen Weitere Unterlagen in dem die von der Vergabestelle bereitgestellten Dateien einzeln von den Bietern im Originalformat heruntergeladen werden können.
Änderungen an den Unterlagen
Auch Änderungen an den Vergabeunterlagen werden in iTWO tender für die Bewerber/Bieter in entsprechenden Ordnern dargestellt. Dies erfolgt in Abhängigkeit, an welcher Stelle in den Unterlagen Änderungen von der Vergabestelle vorgenommen wurden.
Beispiel für Aufteilung bei einem Teilnahmewettbewerb
Achtung: Die richtige Anzeige der Vergabeunterlagen (mit der aktiven Option Freier Zugang zu den Vergabeunterlagen) auf den Außenseiten von iTWO tender setzt immer voraus, dass Sie die Bekanntmachung UND die Vergabeunterlagen unmittelbar nacheinander freigeben. Tun Sie dies nicht und geben zum Beispiel nur die Bekanntmachung frei, werden die Vergabeunterlagen für die Bieter immer unvollständig angezeigt!
