Auf dem Register Kommunikation (ehemals Nachforderungen) können fehlende Nachweise von Firmen an- oder nachgefordert werden. Zusätzlich kann der Prozess der Kommunikation genutzt werden, um bei Verfahren mit einem Teilnahmewettbewerb eventuell fehlende Bietererklärungen des Teilnahmeantrages nachzufordern oder um zum Beispiel bei Beschränkten Ausschreibungen eine fehlende Eigenerklärung eines Bieters nachzufordern. Dies ist für Firmen der Vorschlagsliste, der Firmenliste oder der Prüfung und Wertung jeweils getrennt möglich.
Lesen Sie zum Thema Kommunikation auch den Abschnitt der Kommunikationszentrale.
Oberfläche
Je nach Status der Vergabe und Rechte- und Rollenverwaltung können Nachweise für Firmen der Vorschlagsliste, der Firmenliste oder der Auswertung an- bzw. nachgefordert werden.
Das folgende Bild zeigt die Nachforderung für eine Vergabe im Bereich der Auswertung.
Die Darstellung ist hierbei in einer Art Hierarchie aufgebaut. Dies ist immer gleich:
1 |
Firma |
Auf der obersten Ebene (rote 1 im Bild) finden sich immer die Firmen. An diesen stehen die Aktionen für die Firma zur Verfügung. |
2 |
Dokument an die Firma |
Auf der darunterliegenden Ebene (rote 2 im Bild) findet sich das Dokument der An- oder Nachforderung dass an die Firma versendet wurde oder versendet werden soll. Hier finden sich die Aktion wie Versand, Löschen, Einsehen oder das Feld für die Frist. |
3 |
Dokument von der Firma |
Auf der letzten Ebene (rote 3 im Bild) findet sich das Dokument das die Firma für diese An- oder Nachforderung eingereicht hat. |
Prozessbeschreibung
1. Sie ordnen dem Bieter, der noch fehlende Dokumente nachliefern muss, ein entsprechendes Dokument aus der Formularbibliothek oder ein freies Dokument zu. Alternativ erstellen Sie das Dokument online direkt in der Plattform.
 | Achtung: Möchten die Formulare aus der Formularbibliothek verwenden, muss in Ihrem Mandanten zumindest ein Formblatt vom Typ Kommunikation in der Formularbibliothek definiert sein. |
2.Definieren Sie nun die Frist bis zu der eine Firma die fehlenden Nachweise vorzulegen hat. Diese Frist wird den Firmen in iTWO tender (Bieterplattform unter www.meinauftrag.rib.de) angezeigt und nur bis zu dieser definierten Frist kann eine Firma Dokumente hochladen. Optional kann ein Dokument auch ohne eine Frist verschickt werden.
3.Füllen Sie nun das ausgewählte Formblatt aus. Dies ist nicht erforderlich, wenn Sie ein freies Dokument hochladen.
4.Versenden Sie das Dokument. Die Plattform versendet ein E-Mail an die Firma mit einem Hinweis, dass Informationen für Ihn vorliegen und er diese über das Bieterportal abrufen kann. Sollte es sich noch um eine Firma handeln, die noch nicht bei iTWO tender (Bieterplattform unter www.meinauftrag.rib.de) registriert ist, erhält die Firma das Dokument per E-Mail und wird dort gebeten, dies per E-Mail an die Vergabestelle zu übermitteln.
5.Erfassen Sie optional in der Spalte Eingang, das Datum an dem die Firma die geforderten Dokumente an die Vergabestelle zurückgeschickt hat. Hat die Firma die Dokumente über iTWO tender (Bieterplattform unter www.meinauftrag.rib.de) hochgeladen, so wird der Eingang automatisch gefüllt.
In der Kommunikation können für alle Firmen Nachweise an- oder nachgefordert werden, solange der entsprechende Prozess noch nicht abgeschlossen ist.
Über das Rechte- und Rollenkonzept kann gesteuert werden, welcher Benutzer die Kommunikation nutzen darf.
Lesen Sie hier die einzelnen Abschnitte zu den Themen:
Nachforderung online erstellen
Versand Eigenerklärung (Formblatt 124)
