Wird eine Firma in der Auswertung in einem der Prüfungsschritte auf nicht bestanden gesetzt, so kann für diese Firma direkt ein Absageschreiben als Formular ausgewählt, ausgefüllt und verschickt werden.
Im folgenden Bild soll die Firma mit der Nummer 3 per Auswahl auf den Status nicht bestanden gesetzt werden. Hierzu klicken Sie im entsprechenden Prüfungsschritt auf das Auswahlsymbol 
und wählen in der Auswahlliste das rote X aus.
Mit der Auswahl des roten X öffnet sich eine weitere Liste um das Absageschreiben auszuwählen. Hier könnten, je nach Formularsatz, ein oder auch mehrere Formulare für Absageschreiben hinterlegt sein. Angezeigt werden immer die Formulare, welche der aktuellen Vergabe bereits zugeordnet sind.
Wenn Sie weitere oder gar andere Formulare für Ihre Absage benötigen, so ordnen Sie diese zuerst der Vergabe zu und wiederholen dann den hier beschriebenen Prozess.
In der Liste Absageschreiben auswählen wählen Sie das erforderliche Absageschreiben mit dem schwarzen Pfeil 
hinter dem Formularnamen aus. Es öffnet sich nun das gewählte Absageschreiben direkt im aktuellen Fenster. Erfassen Sie im Formular die Absagegründe. Im Aktionen-Menü rechts, können Sie das angezeigte Formular vergrößern oder verkleinern.
Hinweis (ohne Bild/Screenshot): Sollte hinter dem Formularnamen kein schwarzer Pfeil zum Auswählen mehr vorhanden sein, wurde das Absageformular in dieser Vergabe schon einmal für einen anderen Bieter verwendet. Da in diesem Fall sicherlich alle Bieter zunächst das gleiche Absageschreiben erhalten sollen, klicken Sie dann in der Liste unten einfach auf "vorherige Auswahl verwenden".
Soll das ausgefüllte Schreiben mit den dort erfassten Absagegründen für den aktuellen Bieter verschickt werden, so klicken Sie rechts im Aktionen-Menü auf Senden.
Nach dem Klick auf Senden kann es einen Moment dauern bis die Liste neu aufgebaut wird. Ist das Absageschreiben für den Bieter versendet, wird der Bieter wie folgt in der Liste dargestellt. Das Symbol hinter dem Bieternamen, dokumentiert den Versand des Absageschreibens.
Auf dem Register Absageschreiben kann der Versand im Detail kontrolliert werden und dort auch ein Sendeprotokoll für die Absageschreiben ausgegeben werden.
Nur Speichern
Die Absagegründe zu einem der Bieter können im Formular auch nur gespeichert werden. Diese Funktionen sind über das Rechte- und Rollenkonzept definierbar. Werden die Gründe für die Absage zum Beispiel nochmals von einer anderen zuständigen Person geprüft und soll der Versand dann später über das Register Absageschreiben erfolgen, so kann hier im Prozess über das Aktionen-Menü nur Speichern und Schließen gewählt werden.
Funktionen
Die anderen Funktionen im Aktionen-Menü - bei einem geöffneten Formular - werden hier nochmals aufgelistet.
Speichern & Schließen |
Speichert die Eingaben im Formular und schließt das Formular. Es erfolgt kein Versand. |
Speichern |
Speichert die Eingaben und lässt das Formular geöffnet. Es erfolgt kein Versand. |
Senden |
Sendet das automatisch gespeicherte Formular an den aktuellen Bieter. |
Ansicht vergrößern |
Vergrößert die Ansicht des Formulars. |
Ansicht verkleinern |
Verkleinert die Ansicht des Formulars. |
Schließen |
Schließt das Formular ohne zu speichern! |
Lesen Sie hierzu unbedingt auch das Kapitel: Absageschreiben an nicht berücksichtigte Bieter und für Vergaben mit Losen, das Thema Alle Lose absagen.
Lesen Sie auch das Kapitel Informationsschreiben an erfolgreichen Bieter.
Noch kein Absageschreiben zugeordnet?
Arbeiten Sie mit einem Formularsatz, bei dem noch keine Absageschreiben automatisch zugeordnet sind, erscheint beim Versuch die Absage zu definieren eine gelbe Fehlermeldung.
In diesem Fall wechseln Sie zunächst auf das Register Zuschlag unter Formulare und ordnen für die aktuelle Vergabe mit der Funktion Formularbibliothek im Aktionen-Menü das gewünschte Absageschreiben zu.
