Die grundsätzliche Bearbeitung von Vergaben mit Losen entspricht der Bearbeitung von Vergaben ohne Lose. Bei Vergaben mit Losen, kann jedes Los für sich geprüft, gewertet und bezuschlagt werden.
Bei Vergaben mit Losen unterstützt die Vergabeplattform unterschiedliche Bedienphilosophien. Zum einen ist es möglich, losweise zu prüfen. Das bedeutet jedes einzelne Los wird für alle Bieter geprüft. Alternativ kann jeweils ein ausgewählter Bieter komplett über alle Lose geprüft und gewertet werden.
Liegt eine Losvergabe vor, so werden die Bieter und Angebotssummen auf Ebene der einzelnen Losen angezeigt. In der Sidebar Lose zur Ausschreibung ist über die blauen umrundeten Zahlen schnell ersichtlich, wie viele Angebote zu den einzelnen Losen abgegeben wurden.
Das jeweils aktuell ausgewählte Los wird in der Sidebar mit einer blauen Markierung markiert und ist zusätzlich auch immer in der Kopfzeile der aktuellen Tabelle sichtbar. Über den schwarzen Pfeil hinter dem Namen des aktuellen Loses in der Kopfzeile, kann auch direkt zum nächsten Los gesprungen werden.
Jedes Los wird einzeln betrachtet
Jedes Los wird einzeln bezuschlagt. Das bedeutet alle Statusprüfungen werden jeweils für das aktuelle Los gesetzt. die Statusanzeige bezieht sich damit immer auf das aktuell ausgewählte Los. innerhalb einer Vergabe mit Losen ist es damit möglich zum Beispiel das Los 1 sofort zu bezuschlagen, alle weiteren Lose erst später.
Status von Losen
Neben der Möglichkeit den Status für jedes Los einzeln zu setzen, können bei abgeschlossener Prüfung über alle Lose der Status auch für mehrere Lose gesetzt werden.
Alle Lose zum Bieter
Bei Vergaben mit Losen gibt es zusätzlich zur Anzeige der Lose noch im Kontextmenü am Bieter die Option „Alle Lose zum Bieter“. Mit dieser Funktion werden in einem separaten Fenster alle Lose des aktuellen Bieters geprüft und gewertet.
Sie können sich in diesem Menü die einzelnen Lose anzeigen lassen indem Sie es mit der Maus selektieren.
Die Wertung wird für jedes Los durchgeführt. Auf Losebene werden alle Bieter, die ein Angebot zu diesem Los abgegeben haben, angezeigt und können bewertet werden.
Alternativ können Sie auch zwischen den einzelnen Losen über der Anzeige des Loses in der Überschrift wechseln.
Durch die Anzeige von einem Los und mit all seinen Bietern und Angeboten ist eine übersichtliche Bewertung auf Losebene möglich. Es kann folgendes geprüft werden:
•wie viele Angebote wurden zu einem Los abgegeben
•gibt es Lose, zu denen kein Angebot abgegeben wurde
•Vergleich der Angebotspreise auf Losebene
•Welche Prüfschritte und wie viele Absagen zum Los wurden durchgeführt (Prüfstatus)
•Verbleibt mindestens ein Angebot für eine Zusage
Sollte eine Bearbeitung aller Lose zum Bieter notwendig werden, so ist ein Wechsel in diese Betrachtung über das kontextsensitive Menü zum Bieter möglich. Beispielsweise können so Absagen zu allen Losen des Bieters erstellt werden, wenn dieser in der ersten Durchsicht (rein formell) nicht bestanden hat.
Abgeschlossene Lose ausblenden
Sind bei einem Los die Schlösser in allen Prüfungsschritten geschlossen, ist in diesem Los die Bearbeitung abgeschlossen und es erhält es in der Losansicht einen grünen Haken und den Text "Abgeschlossen" unter dem Namen des Loses. Das Bild zeigt ein abgeschlossenes Los1, es liegt für das Los1 noch keine Freigabe vor.
Klicken Sie nun rechts oben auf die Auswahl Lose zur Ausschreibung, können diese abgeschlossenen Lose mit der Funktion Abgeschlossene Lose ausblenden ausgeblendet werden. Gerade wenn sie losweise prüfen und bezuschlagen, kann bei vielen Losen mit dieser Funktion die Übersichtlichkeit wesentlich erhöht werden.
Es werden nun nur noch ungeprüfte Lose angezeigt. Im folgenden Bild wurde das fertig bearbeitete Los 1 aus der Ansicht entfernt. Es sind damit nur noch 4 zu bearbeitende Lose sichtbar.
Mit dem Befehl Alle Lose anzeigen auf der Auswahl Lose zur Ausschreibung, werden wieder alle Lose eingeblendet.
Lose absagen
Sollen Absageschreiben für Lose verschickt werden, so kann dies entweder je Los einzeln oder aber für alle Lose eines Bieters erfolgen. Dies ist immer dann sinnvoll, wenn für alle Lose die gleichen Absagegründe gelten sollen. Ist zum Beispiel eine Firma ungeeignet oder das Angebot über alle Lose unwirtschaftlich, so kann die Absage zum Beispiel für alle Lose des Bieters erfolgen.
Alle Lose absagen
Sollen alle Lose des gewählten Bieters mit den gleichen Absagegründen abgesagt werden, so ist dies in einem Prozessschritt möglich. Hierzu können Sie zunächst am Bieter die Funktion Alle Lose zum Bieter aufrufen.
In diesem Fenster kann über die rechte Maustaste (Kontextmenü) mit der Funktion Alle Bieterlose nicht bestanden für alle Lose abgesagt werden.
Mit Klick auf Alle Bieterlose nicht bestanden öffnet sich eine Auswahl der dieser Vergabe zugeordneten Absageschreiben und das passende Schreiben wird ausgewählt.
In der Liste Absageschreiben auswählen wählen Sie das erforderliche Absageschreiben mit dem schwarzen Pfeil 
hinter dem Formularnamen aus. Es öffnet sich nun das gewählte Absageschreiben direkt im aktuellen Fenster. Erfassen Sie im Formular die Absagegründe. Im Aktionen-Menü rechts, können Sie das angezeigte Formular vergrößern oder verkleinern.
Hinweis (ohne Bild/Screenshot): Sollte hinter dem Formularnamen kein schwarzer Pfeil zum Auswählen mehr vorhanden sein, wurde das Absageformular in dieser Vergabe schon einmal für einen anderen Bieter verwendet. Da in diesem Fall sicherlich alle Bieter zunächst das gleiche Absageschreiben erhalten sollen, klicken Sie dann in der Liste unten einfach auf "vorherige Auswahl verwenden".
Es öffnet sich nun das ausgewählte Absageschreiben direkt im aktuellen Fenster und die Absagegründe werden dort erfasst bzw. angekreuzt. Im Aktionen-Menü rechts, können Sie das angezeigte Formular vergrößern oder verkleinern.
Soll nun dieses Schreiben mit genau diesen Absagegründen für alle Lose des aktuellen Bieters genutzt und in einem Arbeitsschritt verschickt werden, so klicken Sie rechts im Aktionen-Menü auf Senden an alle.
Es öffnet sich eine Liste mit allen weiteren Losen des aktuellen Bieters. Vor dem Versand muss noch ausgewählt werden, für welche weiteren Lose des Bieters ein Absageschreiben versendet werden soll. In unserem Beispiel sollen nun alle Lose des Bieters abgesagt werden. Hierfür klicken Sie zuerst in der Liste unten auf Alle Markieren und dann auf Senden.
Mit Klick auf Senden wird im Anschluss von der Plattform die Absagen in getrennten Schreiben pro Los verschickt. Bei 5 Losen wie in diesem Beispiel erhält der Bieter 5 Absageschreiben.
Los aufgehoben
Wurde ein Los aufgehoben, so kann es in der Auswertung nicht mehr bearbeitet werden. Das aufgehobene Los wird in der Losansicht entsprechend gekennzeichnet.
