Die Vergabeplattform nutzt zur Kommunikation mit den Firmen immer die E-Mail-Adresse, welche die Firmen im Bieterportal iTWO Tender selbst erfasst hat. Ändert die Firma dort eine E-Mail-Adresse, so wird diese Änderung immer erst bei der nächsten Vergabe aktiv.
Nun kann es vorkommen, dass bei den Firmen Mitarbeiter ausscheiden und die E-Mail-Adresse nachträglich, zum Beispiel für eine Beschränkte Ausschreibung oder eine Freihändige Vergabe, geändert werden muss, damit eine Kommunikation möglich ist.
Dies können Sie als Vergabestelle immer für das aktuelle Verfahren in Firmenliste umstellen, sofern die Firmenliste sich im Status in Bearbeitung befindet. Ein eigenes Recht ist hierfür nicht erforderlich, da die Änderung immer nachvollziehbar in den Seitenaktivitäten der Firmenliste gespeichert wird.
Wichtig ist: Diese Änderung gilt nur für das aktuelle Verfahren. Die von der Firma im Bieterportal iTWO Tender hinterlegte E-Mail-Adresse wird nicht geändert.
Um eine E-Mail-Adresse einer Firma zu ändern gehen Sie wie folgt vor:
1.Rufen Sie die Firmenliste im Verfahren auf.
2.Achten Sie darauf, dass ich die Firmenliste noch im Status in Bearbeitung befindet.
3.Sollte der Status der Firmenliste schon freigegeben sein, weil unter anderem Firmen bereits eingeladen wurden, so kann mit der Konfiguration über die Option Aufhebung von Freigaben nach Versand der Pakete sperren auch nachträglich der Status wieder in Bearbeitung gesetzt werden. Wenden Sie sich hierzu eine autorisierte Person in Ihrer Vergabestelle, die diese Option für Sie aktivieren kann.
4.Bearbeiten Sie nun die Adressdaten der Firma über das Kontextmenü (rechte Maustaste) mit der Funktion Details zur Firma betrachten.
5.Wählen Sie in der Auswahl die Kontaktdaten. Ändern Sie dort die E-Mail-Adresse und klicken Sie dann auf Firma ändern.
Mit dem Klick auf Firma ändern, weist Sie die Plattform zunächst nochmals darauf hin, dass zu dieser Firma andere Adressdaten von der Firma im Bieterportal hinterlegt wurden. Diese Adressdaten möchten Sie ja aber nicht übernehmen.
Klicken Sie daher auf das kleine Kreuz hinter der vorgeschlagenen Adresse (siehe nächstes Bild) und danach nochmals auf Firma ändern.
Die Änderung kann nun jederzeit in den Seitenaktivitäten der Firmenliste eingesehen und nachvollzogen werden.
Wichtig ist: Diese Änderung gilt nur für das aktuelle Verfahren. Die von der Firma im Bieterportal iTWO Tender hinterlegte E-Mail-Adresse wird nicht geändert. Soll die Adresse für alle zukünftigen Verfahren geändert werden, so muss dies von der Firma im Bieterportal durchgeführt werden.
