Der Versand der Zuschlagsschreiben (Infoschreiben und Zuschlagsschreiben) erfolgt über die rechte Maustaste für den entsprechenden Bieter. Bitte achten Sie darauf, dass vorher die Schreiben korrekt bearbeitet wurden.
Der Versand kann erst erfolgen, wenn die Vergabeentscheidung für die aktuelle Vergabe von einem autorisierten Benutzer durchgeführt wurde. Bis zu diesem Zeitpunkt ist das Symbol dann ohne Funktion in grau dargestellt. Hierzu muss die Auswertung immer auch freigegeben sein. Beachten Sie hierzu den notwendigen Freigabeprozess.
Bestimmen Sie, auf welchem Weg die Benachrichtigung über den Zuschlag zugehen soll (per E-Mail, Fax oder ggfs. noch Postweg). Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche.
Dokumentation des Versandes
Wurde der Zuschlag an den entsprechenden Bieter erfolgreich von der Plattform verschickt, so wird dies in der Liste auf dem Register Zuschlagsschreiben in den Spalten "Benachrichtigt am" und "durch" entsprechend dokumentiert.
 | Ein Sendebericht kann über die Funktion Sendebericht für Zu- und Absageschreiben aufgerufen werden. |
Kein Versand des Zuschlagsschreibens möglich?
Sollte kein Versand der Zuschlagsschreiben möglich sein, könnte es sein, dass die Auswertung noch nicht freigeben ist. Dies tritt häufig auf, wenn ein Verfahren in der Version V5.2 schon begonnen wurde.
Wenn Sie das Bild (hier eine Vergabe mit 2 Losen) anschauen, erkennen Sie links in roter Farbe zu jedem Los den Text „in Auswertung“. Dieser Text zeigt (auch per Tooltip beim Überfahren mit der Maus) an, dass sich die Vergabe noch in der Auswertung befindet, die Auswertung also noch nicht freigeben ist.
Daher kann kein Versand von Zuschlagsschreiben erfolgen.
Um eine Auswertung freigeben zu können, benötigen die entsprechenden Personen das Recht unter 04.01 „Auswertung freigeben“.
Erst nach der Freigabe der Auswertung, wird dann auch ein Versand von Zuschlagsschreiben möglich sein.
