Bei EU-Verfahren gilt in der Regel die Wartepflicht nach §134 GWB. In diesem Fall muss vor dem Versand des Zuschlags- bzw. Auftragsschreibens ein Infoschreiben (Informationsschreiben an erfolgreichen Bieter) an den Bieter verschickt werden. Das eigentliche Zuschlags- bzw. Auftragsschreiben kann und darf erst nach der Wartefrist verschickt werden.
Wichtig
Auf der Vergabeplattform wird eine Wartefrist immer nur dann vom System berücksichtigt, wenn auf dem Register Zuschlag zu der Vergabe ein Infoschreiben zugeordnet wurde! Die Wartefrist beginnt immer mit dem Versand des Informationsschreibens an erfolgreichen Bieter auf dem Register Zuschlag!
Wenn Sie an alle unterlegenen Bieter eine Information nach §134 GWB auf dem Register Absage versenden und damit die Wartepflicht beginnen soll, so muss zum gleichen Zeitpunkt das Infoschreiben auf dem Register Zuschlag verschickt werden. Dies geschieht nicht automatisch. Es muss durch den Benutzer erfolgen.
Typen
Auf dem Register Zuschlag können folgende Formulartypen verwendet werden:
Formular-Typ |
Inhalt |
Infoschreiben |
Informationsschreiben an erfolgreichen Bieter (mit Versand beginnt die Wartefrist) |
Zuschlagsschreiben |
Zuschlags- bzw. Auftragsschreiben |
Wartefrist
Der Zuschlag/Auftrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung des Infoschreibens verschickt werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Für die RIB-eVergabeplattform ist der Wert 10 Tage die Standardeinstellung. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber. Die Wartefrist kann zu jedem Verfahren in der Konfiguration des Mandanten hinterlegt werden. Lesen Sie hierzu den Abschnitt Frist Zuschlagsschreiben.
Keine Wartefrist
Ist in der Konfiguration zu der verwendeten Verfahrensart keine Frist hinterlegt (Wert = 0) oder ist der Vergabe kein Infoschreiben auf dem Register Zuschlag zugeordnet, können die Zuschlagsschreiben auch immer direkt ohne eine Wartefrist verschickt werden.
Versand
Ist in der Konfiguration zu einem Verfahren eine Frist für ein Zuschlagsschreiben hinterlegt (Wert >0), dann können hier zunächst immer nur Schreiben vom Typ Infoschreiben verschickt werden. Hierbei merkt sich die Plattform das Datum, an dem das Infoschreiben verschickt wurde und addiert die hinterlegte Wartefrist. Erst ab dem neuen Datum, also nach der Wartefrist, kann dann das Zuschlags- bzw. Auftragsschreiben verschickt werden.
Beispiel
•Zu einer EU-Ausschreibung ist in der Konfiguration in diesem Beispiel eine (Warte)Frist von 14 Tagen hinterlegt. Die Wartefrist kann je Verfahren frei konfiguriert werden. Zunächst können für diese Vergabe nur Schreiben vom Typ Infoschreiben (Informationsschreiben an erfolgreichen Bieter) auf dem Register Zuschlag verschickt werden. Hier muss und der richtige Status gesetzt sein.
•Das Infoschreiben an den Bieter wird am 10.08.2022 verschickt.
•Aus der hinterlegten Frist von 14 Tagen zu dieser Vergabe ergibt sich, dass ein Zuschlags- bzw. Auftragsschreiben erst ab dem 24.08.2022 verschickt werden kann. Hinter dem Auftragsschreiben wird in roter Farbe, das Datum angezeigt, ab dem die Wartefrist verstrichen ist.
•Bis zu diesem Zeitpunkt bleibt die Funktion zum Versenden des Zuschlagsschreiben inaktiv.
•Ab dem 24.08.2022 wird das Symbol dann aktiv und der Versand des Zuschlagsschreibens kann erfolgen.
Lesen Sie hierzu auch den Abschnitt Zusätzliche Formulare aus der Formularbibliothek.
