Vergabeplattform V5.5

Bis zur Entschlüsselung der Teilnnahmeanträge oder der Öffnung von Angeboten (Öffnung) kommunizieren Sie als Vergabestelle elektronisch mit den Interessenten / Bietern über den Bereich Fragen und Antworten. Die Vorgehensweise wird im Kapitel Bieterfragen im Detail beschrieben.

Prozesse für die elektronische Kommunikation nach Öffnung

Nach der Öffnung der Angebote können Sie als Vergabestelle innerhalb der Prüfung und Wertung, beim Zuschlag oder bei der Aufhebung, ebenfalls mit den Firmen kommunizieren. Hier können Sie zusätzliche Dokumente anfordern oder auch nur bestimmte Dokumente an Bieter übermitteln.

Dies betrifft die Prozesse:

 

Bitte verwechseln Sie Bieterkommunikation nicht mit dem Bereich der Bieterfragen, der vor der Öffnung unter Fragen und Antworten abgebildet wird.

 

Die Übermittlung dieser Dokumente oder auch die Rücksendung von geforderten Dokumenten einer Firma, zum Beispiel bei Nachforderungen oder einer Bindefristverlängerung, erfolgt immer elektronisch über iTWO tender (Bieterplattform unter www.meinauftrag.rib.de). Firmen erhalten diese Dokumente immer über iTWO tender (Bieterplattform unter www.meinauftrag.rib.de) und können auch nur dort geforderte Dokumente hochladen. Möchten Firmen mehrere Dokumente hochladen, so können Sie diese Dokumente in ein ZIP-Archiv packen und dann hochladen.

Sollte es sich noch um eine Firma handeln, die noch nicht bei iTWO tender (Bieterplattform unter www.meinauftrag.rib.de) registriert ist, erhält die Firma das Dokument per E-Mail und wird im Text der E-Mail gebeten, Dokumente per E-Mail an die Vergabestelle zu übermitteln.

Möglichkeiten der Firma nach (Er)Öffnung

Um den Firmen die Möglichkeit zu geben, auch nach der Öffnung (Öffnung) oder einer Entschlüsselung der Teilnnahmeanträge bei einem Teilnahmewettbewerb, elektronisch mit der Vergabestelle in Kontakt zu treten, wurde zusätzlich in iTWO tender (Bieterplattform unter www.meinauftrag.rib.de) eine Funktion geschaffen, mit der die Firma zum Beispiel im Falle einer Rüge, diese ebenfalls elektronisch an die Vergabestelle übermitteln kann. Lesen Sie hierzu den Abschnitt Bieterkommunikation.

Diese Funktion der Bieterkommunikation (nicht zu verwechseln mit Bieterfragen im Bereich Fragen und Antworten) steht nur zur Verfügung, wenn die Firma bereits bei iTWO tender (Bieterplattform unter www.meinauftrag.rib.de) registriert ist.

Textform bei Rücksendung

In den Fällen, in denen die Firma der Vergabestelle Dokumente zum Beispiel aufgrund einer Nachforderung oder einer Bindefristverlängerung, übermitteln muss, gilt immer die Textform. Das bedeutet die Firma muss, ähnlich einer Angebotsabgabe in Textform, immer vor dem Hochladen eines Dokumentes den Vor- und Nachnamen (ggfs. Titel) der Person, welche die Dokumente hochlädt, erfassen. Erst dann ist die Übermittlung eines Dokumentes an die Vergabestelle möglich. In allen Fällen kann die Vergabestelle die übermittelten Dokumente über die Plattform direkt anzeigen bzw. herunterladen, sowie die Angaben zur Textform (Vorname, Nachname oder Titel) mit dem Datum des Eingangs einsehen.

Benachrichtigung der Firma

Die Benachrichtigung einer Firma entspricht zunächst der üblichen Funktionsweise. Die Plattform versendet ein E-Mail an den Interessent / Bieter mit einem Hinweis, dass Informationen für die Firma vorliegen und diese Informationen über iTWO Tender abrufbar sind. Durch einen neuen und komfortablen Link für die Firmen, können diese (nach einem Login) schnell und einfach aus der E-Mail zur entsprechenden Vergabe springen. Sollte es sich noch um eine Firma handeln, die noch nicht bei iTWO tender (Bieterplattform unter www.meinauftrag.rib.de) registriert ist, erhält die Firma das Dokument per E-Mail und wird im Text der E-Mail gebeten, Dokumente per E-Mail an die Vergabestelle zu übermitteln.

Eintrag ins Firmenlog

Hat die Firma ein Dokument in iTWO Tender hochgeladen, so entsteht auf Seiten der Vergabestelle ein Eintrag im Firmenlog über diese Aktion.

Nachweis der Einsicht

Hat eine Firma ein Dokument in iTWO Tender eingesehen, so entsteht auf Seiten der Vergabestelle ein Eintrag im Firmenlog über diese Aktion.

Dies gilt für folgende Typen von Dokumenten

•Aufhebung

•Bieterkommunikation

•Bindefristverlängerung

•Absageschreiben

Darstellung bei der Firma

Wie sich die Kommunikation auf Seiten der Firma darstellt, können Sie in der Onlinehilfe zu iTWO Tender nachlesen.

E-Mail Postfach festlegen

Hat eine Firma ein Dokument über iTWO Tender hochgeladen, so wird die Vergabestelle grundsätzlich immer per E-Mail darüber informiert. Bitte lassen sich hierzu von der Plattform-Administration in der Konfiguration des Mandanten, die passende Einstellung richtig konfigurieren.