Stellen Sie nach der Angebotsöffnung fest, dass Vergabeunterlagen fehlerhaft sind, kann die Vergabe aufgehoben oder zurückversetzt werden.
Mit einer Rückversetzung vor Öffnung erfolgt eine Zurückversetzung der ursprünglichen Ausschreibung in den Stand vor der Angebotsabgabe.
Achtung
•Der Prozess der Rückversetzung vor Öffnung kann nicht rückgängig gemacht werden.
•Führen Sie den Prozess auch wirklich nur aus, wenn Sie sich über die Konsequenzen bewusst sind.
•Weder der RIB-Support noch die RIB-Entwicklung kann eine zurückgesetzte Vergabe wieder herstellen.
•Unter welchen Voraussetzungen die Zurückversetzung des Verfahrens zulässig ist und wie dies ggfs. zu begründen ist, klären Sie bitte hausintern. Auch hier kann der RIB-Support nicht weiterhelfen.
•Der Prozess kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Bitte warten Sie bis der Vorgang abgeschlossen ist, aktualisieren Sie auf keinen Fall die Seite und beenden bitte auch nicht das Browserfenster.
Der Ablauf
Die Rückversetzung vor Öffnung setzt die gewählte Vergabe in den Stand vor der Angebotsabgabe. Das bedeutet: Es werden in der ausgewählten Vergabe alle Daten ab der Öffnung gelöscht!
•Vor der Löschung der Daten wird der aktuelle Stand der Vergabe mit allen Dokumenten automatisch in einem ZIP-Archiv archiviert und damit gesichert. Das ZIP-Archiv wird in der Dateiablage abgelegt und dient ausschließlich der Dokumentation. Das Archiv beinhaltet immer den Stand der Vergabe vor der Rückversetzung.
•Alle vor der Öffnung vorhandenen Daten, Eingaben und Dokumente bleiben erhalten. Die Vergabeunterlagen können nach der Rückversetzung über ein Änderungspaket von der Vergabestelle korrigiert werden. Die Firmen werden in den Status "benachrichtigt" zurückgesetzt und können dann, im Rahmen des Änderungspaktes, neu benachrichtigt werden.
•Alle ab der Öffnung erfassten Daten und Dokumente wie zum Beispiel Werte der Öffnung, Bieterangebote in der Öffnung, Zu- und Absagen, Daten und Dokumente der Prüfung und Wertung, An- und Nachforderungen, Fristverlängerungen sowie Aufhebungen werden gelöscht.
•Die Plattform verschickt keine Informationen über eine Rückversetzung an Firmen. Falls erforderlich oder gewünscht, muss die Vergabestelle dies über ein Schreiben im Rahmen des Änderungspaketes an die Firmen versenden.
Berechtigung
Um eine Rückversetzung in den Stand vor der Öffnung durchführen zu können, muss das entsprechende Recht im Rechte- und Rollenkonzept aktiviert sein. Darüber hinaus muss in der Vergabe die Öffnung abgeschlossen sein.
Rückversetzung durchführen
Aus der Liste der Vergaben können Sie, bei entsprechender Berechtigung, mit der rechten Maustaste über Aktionen die Rückversetzung vor Öffnung aufrufen. Die Funktion ist nur sichtbar, wenn das notwendige Recht vorhanden ist und die Öffnung abgeschlossen ist.
Mit Aufruf der Funktion Rückversetzen vor Öffnung erhalten Sie zunächst einen Warnhinweis und eine Erklärung der Aktion einer Rückversetzung.
Mit einem Klick auf Rückversetzung vor Öffnung initialisieren erfassen Sie danach die Begründung für die Rückversetzung. Diese Begründung ist eine Pflichtangabe. Der erfasste Begründungstext, das aktuelle Datum und Uhrzeit sowie der ausführende Benutzer werden protokolliert und als PDF-Dokument im zuvor genannten ZIP-Paket der Vergabe eingefügt. Sollten Sie das Modul Vergabevermerk nutzen, so wird das Protokoll zusätzlich auch im Vergabevermerk abgelegt.
Mit Klick auf speichern und weiter erhalten Sie nochmals einen Hinweis als Sicherheitsabfrage. Nochmals zur Erinnerung: Weder der RIB-Support noch die RIB-Entwicklung kann eine zurückgesetzte Vergabe wieder herstellen. Wenn Sie daher unsicher sind, klicken Sie auf Abbrechen und die Vergabe bleibt unverändert.
Mit Klick auf Rückversetzung vor Öffnung beginnen, wird die gewählte Vergabe rückversetzt. Die Vergabe kann dann über ein Änderungspaket korrigiert und die Firmen neu zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.
Achtung: Je nach Datenmenge der aktuellen Vergabe, kann die Erstellung des zuvor genannten ZIP-Archivs einige Zeit in Anspruch nehmen. Bitte warten Sie immer bis der Vorgang abgeschlossen ist, aktualisieren Sie auf keinen Fall die Seite und beenden oder schließen Sie bitte auch nicht das Browserfenster!
Rückversetzung abgeschlossen
Ist die Rückversetzung abgeschlossen, werden automatisch die Grunddaten der Vergabe geladen und angezeigt. Wechseln Sie nun von dort in die Vergabeunterlagen und legen ein Änderungspaket mit den notwendigen Korrekturen an.
