In iTWO Tender (https://www.meinauftrag.rib.de) können Sie als Bieter oder Bewerber bestimmte Dokumente als Bescheinigungen zentral verwalten und immer wieder nutzen.
Diese Dokumente werden im Adobe PDF-Format unter Einstellungen | Bescheinigungen auf die Plattform geladen. Dort können Sie diese für Nachforderungen, Teilnahmewettbewerbe oder auch neue Ausschreibungen immer wieder verwenden.
Über Bescheinigungen gespeicherte und verwaltete Dokumente können dann in folgenden Prozessen genutzt und eingefügt werden:
Was sind Bescheinigungen?
Im Prinzip sind Bescheinigungen überall dort einsetzbar, wo Auftraggeber wiederkehrende Bescheinigung fordern oder Bieter diese für Ausschreibungen verwenden möchten. Dies könnten zum Beispiel fehlende Eigenerklärungen, unternehmensbezogene Unterlagen, sonstige Bescheinigung oder auch Angaben und Nachweise von der Sozialkasse der Bauwirtschaft (SOKA-Bau) sein. Bei Teilnahmewettbewerben, zum Beispiel wiederkehrende Nachweise wie Referenzen, Produktangaben, Angaben zu Personal oder Qualifizierungen oder Umsatzbescheinigungen.
Dokumente hochladen
Alle Dokumente werden im Adobe PDF-Format auf die Plattform geladen und dort verwaltet. Achten Sie hierbei bitte unbedingt auf die Vorgaben in Bezug auf die erlaubten Zeichen in Dateinamen. Es sind grundsätzlich nur PDF-Dateien als Bescheinigungen zulässig!
In der kostenlosen Variante der Bescheinigungen können Sie in der Summe bis zu 10 MB Daten je Firmenzugang speichern.
Benötigen Sie mehr Speicherplatz, stehen die Bescheinigungen auch in einer kostenpflichtigen Variante mit einem Datenvolumen bis zu 100 MB zur Verfügung.
Gültigkeitsdauer einer Bescheinigung
Jede Bescheinigung besteht aus einer Bezeichnung, einem Gültigkeitsdatum, dem hochzuladenden PDF-Dokument und einem frei zu erfassenden Kommentar. Oft sind Bescheinigungen nur für einen bestimmten Zeitraum gültig. Aus diesem Grund kann ein Gültigkeitsdatum für ein Dokument beim Hochladen hinterlegt werden.
Wird das Gültigkeitsdatum eines Dokumentes überschritten, so wird dies in der Liste und bei der Auswahl des Dokumentes mit einem Texthinweis und einer roten Kennzeichnung angezeigt. Damit soll verhindert werden, dass aus Versehen bereits abgelaufene Dokumente oder Bescheinigungen an den Auftraggeber übermittelt werden.
Achtung: Das Gültigkeitsdatum einer Bescheinigungen müssen Sie selbst erfassen! Die Plattform iTWO Tender (https://www.meinauftrag.rib.de) kann nicht prüfen, ob der Inhalt eines Dokumentes noch gültig oder abgelaufen ist.
Standardbegriffe für Bescheinigungen
Als Bezeichnung für Bescheinigungen sind verschiedene Standardbegriffe zur Auswahl hinterlegt. Diese können entweder aus einer Liste ausgewählt oder aber eine eigene Bezeichnung eingetragen werden.
Bescheinigungen verwenden
Wenn im Rahmen einer Ausschreibung oder eines Teilnahmewettbewerbes Nachweise oder Bescheinigungen an den Auftraggeber übermittelt werden müssen, so führen Sie dies bitte im jeweiligen Prozessschritt über das Bibliothekssymbol aus. Das Symbol befindet sich direkt neben dem Symbol zum manuellen Hochladen.
Das per Mausklick ausgewählte Dokument wird automatisch aus der Bibliothek eingefügt und auf bekanntem Wege von der Plattform iTWO Tender (https://www.meinauftrag.rib.de) an den Auftraggeber übermittelt. Der Prozess entspricht dem manuellen Hochladen eines Dokumentes, nur dass dieses direkt aus der Bibliothek verwendet und nicht lange auf einem Computer oder einem Netzlaufwerk gesucht werden muss.
